初心者のためのBIツール入門編　あなたにも簡単にできます！

「データドリブン経営」と呼ばれる、企業がデータを活用し経営に役立てる動きが活発になっています。企業が持つさまざまなデータを活用して、迅速かつ精度の高い意思決定を行うためにはBIツールという道具の活用が欠かせず、需要は飛躍的に高まっています。その一方でいまだ導入できていない企業は少なくありません。そこで本記事では「BIツールについて詳しく知りたい」、「導入に向けて検討したい」という皆様に、BIツール入門編として機能や活用方法をわかりやすく解説します。あなたにも簡単にBIツール活用、できます！

BIツールとは？

はじめにBIツールの言葉の意味と役割について説明します。BIツールとは「ビジネスインテリジェンス」の略で、企業に集められた大量のデータを集めて分析し、業務を助けるためのツールです。BIツールは様々な人や部門で活用できます。例えば経営者では意思決定に、営業部門では日々の売上の分析に活用するなど、様々な場面で業務効率化を図れるのです。また近年は専門家などを必要とせず自分たちで分析を行うことが可能になってきたため、、BIツールを利用する企業が増加しています。

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BIツールの機能

それでは次にBIツールでできることについて説明します。BIツールの機能は大きく分けて以下の3つがあります。

1. 【BIツールの機能】
2. １．情報を収集する
3. ２．情報を分析する
4. ３．情報を可視化する

それでは各機能について見ていきましょう。

1. １．情報を収集する
2. はじめに企業のデータを集める必要があります。これらデータは例えば企業概要や売上情報といった一般的な情報から、従業員の情報や稼働状況などのひょっとしたら「眠っている」状態であった情報も集めることが良いでしょう。これらの情報の提供元を「データソース」と言います。情報を収集するにはより多くのデータソースと接続し、データを収集する仕組みが必要です。またデータは常に更新されていくものです。最新の情報を都度調べて更新するのではなく、自動で定期的に収集する仕組みを整備するのが理想的です。

1. ２．情報を分析する
2. 収集・蓄積されたデータを分析します。これまでのBIツールを利用しない分析ですと、ばらばらに保管されていた複数のデータソース（例えば基幹システム、勤怠システム、外部ソフトウェアなど）から都度情報を収集して比較・分析が必要になっていました。また特殊なシステムを利用していた場合は、その情報を取り扱うための専門家が必要な場合もあります。BIツールを利用することで、複数のデータソースから必要な部分だけを抜き出し、比較・分析が可能になります。また、これまで必要と思っていなかった情報を分析した結果、新しい気づきがあった、という事例があります。多くのデータを組み合わせることによって今までと異なる角度からの分析が可能となります。BIツールを利用すればデータの準備やデータ分析に費やしてきた作業時間を大きく削減できるだけでなく、複数ヶ所に散財していたデータを1ヶ所に集めて分析できます。そして、業務改善や意思決定に関わる新しい気づきを得ることも可能になります。

1. ３．情報を可視化する
2. おそらく「BIツールは何をするためのもの？」と質問されると多くの方がこの可視化する部分を想像されると思います。BIツールに蓄積されたデータをグラフや表などにスピーディーに可視化します。可視化することによって、今まではデータサイエンティスト等の専門家にしか読み取れなかったデータを分かりやすく表現・把握しやすくなります。専門的な知識がなくてもデータを読み取れるので、経営者・営業・販売管理など、様々な会社の部門で意思決定や現状把握などに活用できます。データをグラフや表などに可視化するという、会議資料やレポートの作成という点で経験された方も多くいると思います。複数のExcelなどからデータを収集しPowerPointで出力していた作業です。BIツールを活用することで莫大なデータをスピーディーに可視化する（アウトプットの手間の削減）、前項の「2.情報を分析する」でも説明しました、複数ヶ所に散財していたデータを1ヶ所に集める（インプットの手間の削減）ことが可能になり、効率的な業務を遂行できます。

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BIツールの活用方法

BIツールは専門家の知識がなくてもデータが活用できるので様々な部門でデータの分析が行えます。それでは、各部門での活用の例を紹介します。

経営部門
経営者や役員はBIツールを活用することで、売上情報や経営目標の進捗状況をタイムリーに把握できます。売上予測や財務状況を分析し、事業や施策の投資/撤退を判断するなどの経営上の意思決定を助けます。

営業部門
これまでの営業部門は、経験則に基づく営業戦略を立案するシーンも少なくありませんでした。BIツールを活用しデータに基づいた営業戦略を立案できます。例えば、顧客の購買行動のパターンを分析することで、どのようにアプローチしていくか、売れている商品とその顧客の傾向を把握できます。

人事部門
社員の労働時間、人事評価、生産性分析、スキル分析などのデータを総合的に分析することで、個々の人材を把握できます。分析することで会社の成長に合わせた採用人数や部署ごとの適切な人員配置が容易になります。また従業員満足度やストレスチェックなどのデータを分析すれば、職場環境の改善を助けます。

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まとめ

「初心者のためのBIツール入門編　あなたにも簡単にできます！ 」と題して、言葉の意味から機能や活用方法を説明しました。BIツールは企業に集められた大量のデータを集めて分析し、業務を助けるためのツールなのです。

1. 【BIツールでできること　総括】
2. １．これまで様々なシステムやソフトウェアを横断して収集していたデータを1ヶ所にまとめることができる。
3. ２．専門的な知識が必要だったデータの分析を誰でも行うことができる。
4. ３．時間を費やしてきた会議資料やレポートなどの作成をスピーディーに作成してくれる。

といった内容がBIツールを活用することで可能になります。
当記事でBIツール導入に向けて検討したいという皆様のお役に立てましたら幸いです。

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