2022年08月16日 07:30
BIツールは20年以上前からありますが、身近で便利なExcel（エクセル）を使っている企業が多くあまり導入が進んでいない印象でした。しかしIT化が進み、あらゆる情報がデジタルデータ化され、その活用の効果が広く認知されるようになり、データ分析の重要性が高まりBIツールの導入が加速しました。私たちの身の回りでも膨大な情報やデータがあふれていて、日々それを活用しているのでデータを分析して活用することがどれだけ重要かを読者の方も良くお分かりだと思います。経営者が「BIツールを導入して経営に役立つデータ活用をしたい」と考えるのも必然と言えないでしょうか？しかし、BIツールを導入したとして、何にどう使うのが良いのでしょう？導入するのに必要なことは？なんでしょうか。
本記事ではこれから導入を考えている方に向けて、導入に向けた準備や手順のポイントを解説していきます。
社長からの指示「BIツールを導入するぞ！」
データの見える化・可視化は経営者にとって意思決定を早くし、正確に行うのにとても重要なことです。最近は「データドリブン」という言葉をビジネスの現場やネット上で頻繁に目にするようになってきました。このデータの見える化・可視化に最適なツールが「BI（ビジネス・インテリジェンス）」ツールです。
BIツールとは膨大な量のデータを集約して分析することで「情報の見える化」を可能にし、ビジネスの意思決定を助けるためのソフトウェアです。営業や経営状況を可視化して今後の売り上げ予測や施策を検討するのに役立てたり、部品の調達・製造・販売を可視化してコストの最適化に役立てたりする事もできます。IoTと組み合わせればヒト・モノの動きを把握することで生産性向上やコスト削減することもできます。
しかし、「データの可視化は重要なのはわかった。BIツールを導入するとビジネスに役立ちそうなのも分かった。だが、誰にでもオススメできるものなのだろうか？」。そんな疑問を持たれる方も多いようです。
BIツールはみんなにオススメ？
BIツールを導入する主な目的は・・・
- データの収集・蓄積・統合
- データの集計・分析
- データの可視化・ビジュアル化
経営層にとっては・・・
リアルタイムに社内データを確認し、グラフ化などの機能を使って経営指標を可視化させ、売上予測や市場動向を予測して経営に活かすことができます。
ユーザーにとっては・・・
複数のデータを様々な方法で分析し、特別なスキル不要で膨大なデータを分かりやすく加工できるので、データ間の関連性や傾向を簡単にレポーティングでき経営層に報告できます。
以上のことから考えると
- 社員が資料を作成する時間を減らしたい
- 各部署の現状を一目で把握したい
- 事業の進捗を把握して共有したい
- 自分たちでデータの加工や分析をしたい
こういったニーズを抱えている企業はBIツールを導入するのに向いていると言えます。
逆に向いていないのは・・・
- 導入目的があいまい
- どんな情報が欲しいか分かっていない
- 社内にどんなデータがあるのか？分かっていない
- どの部門でデータ活用をして、どんな体制で推進していくのか？
といった導入目的ややりたいことが具体的に描けていない企業です。
BIツールは大変有用なツールですが何を可視化して、どんな業務に活かしたいのか？何を改善したいのか？といった目的を明確にしておかないといけません。また、どんな機能をどのように使えば良いか使い方をきちんと学び、ある程度のスキルを身に着ける必要があります。運用ルールについてもよく考えて明文化し、関係者がいつでも確認できるようにしておかないと担当者の異動や退職で使われないツールになってしまいますデータ活用についてしっかりとした目的や高いモティベーションを持つ企業でないと、BIツール導入はあまりおススメできないかもしれません。
BIツールを導入するために何が必要だろう？
BIツールの導入で失敗しない方法がだんだん見えてきたところでどういう準備が必要かを考えたいと思います
- 誰が何のために使うのか？目的を明確にする
BIツールは様々なシステムからデータを持ってきて分析することができますが、あくまで「ツール」に過ぎません。人に代わって自動的に改善点や解決策を発見してくれるわけではありません。そのためBIツールで実現したい事や現在の課題を整理して、何のためにデータを活用し可視化するのか？目的を明確にしておきます。課題や解決策について、あらかじめ仮説を立てておくのも良いでしょう。
経営者・マネージャー・一般社員と立場によって求める情報も違うので、誰がどのような情報を求めているかも把握することも大事です。 - 推進チームを作る
新しいシステムを導入するとき、担当者に構築・運用・推進に至るまで任せてしまう事が多いですが、BIツールを導入するときは構築側・利用者側でチームを作る事をお勧めします。
【構築側】
- 決裁者 導入に関する決裁、部署を横断して利用を推進する
- 推進責任者 BIツール導入プロジェクト全体を主導する
- 構築担当者 データの可視化、運用を行う
【利用者側】
- 推進リーダー 利用者側と構築側の橋渡しを行う
- 利用者 現場視点の意見・要望を出す
- 運用ルールを決めておく
BIツールで分析した結果を見るのは経営者やマネージャーであることが多いですが、設定をするのは主に情報システム部門だと思います。BIツールの高機能な機能を使って見やすく分かりやすくアウトプットできることが重要ですので、利用の目的を共有したり、欲しいデータについて利用メンバーと十分にすり合わせたりすることが大事です。また、担当者の異動や退職に備えてスムーズに引継ぎをできるよう運用ルールを明文化しておくことも重要です。 - 運用開始後の定期的な見直し
データの可視化を行ってリリースをした後は活用を促進するための啓蒙活動（説明会や勉強会）を実施することも大切です。また、使いやすさや改善要望などの意見を収集し、可視化したものをさらにブラッシュアップしていく必要もあります。そうすることで社内のデータ活用が活性化し、構築側・利用者側のチームメンバーを増やしていくこともできます。
まとめ
これからのビジネスにおいて重要な役割を担ってくるBIツールですが、導入して活用するにはきちんとした準備・手順が必要なことが分かったと思います。
自分たちの会社にはどういうデータが存在していて、どういう目的でBIツールを使って分析したいか、きちんと構築・運用するためのチームを作れるのか、といったことを検討し、利用シーンを明確にイメージしてください。また社内にデータを活用するという組織文化を根付かせることも大事です。
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