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BIツールの必要性とは?業務改善とビジネスへの変化を考えよう。

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2022年07月19日 07:30

SDGs、ESG経営、デジタル・トランスフォーメーションが世の中で普及し、あらゆる業務のデジタル化が進められています。その結果ビジネスの変化は加速し、ビジネスの判断にスピードが求められるようになりました。このようなビジネス環境の変化の中、勝ち抜いていくための重要ポイントが、必要なデータを必要な時に入手し、データに基づいてスピード感をもって効率的にアクションを行えることです。本記事ではこうした変化に対応するための手段としてBIツールの必要性を解説します。

 

 

BIツール導入前の課題と必要性

NDIソリューションズでは、2021年度よりBIツールを導入し、社内の見える化を推進するために本格的にBIツールの活用を進めています。業績管理からスタートしたBIツールによる見える化ですが、現在では営業の活動管理、人事関連、システムズエンジニアの稼動状況、全社Todoなどに利用範囲を拡大しています。
現在では活用の範囲が広がっているBIツールですが、BIツール導入前にどのような課題があり、ツールの必要性を感じたのかを説明したいと思います。

① BIツール導入前の課題(業績管理での例)

  • ほしい情報がすぐに入手できず、必要な時に適切なアクションが取れない。
    以前は業績集計に必要なデータを販売管理システム、営業支援システム、ストック管理シ
    ステム、その他Excelなどで管理されている情報など様々なデータソースからデータを
    かき集めてきて、集計していました。その結果データを提供するには1日~2日のタイム
    ラグがあり、リアルタイムに近いデータを提供することができませんでした。
  • データの集計をエクセル(Excel)中心で実施した結果、集計にかかるワークボリュームの増加と属人化が発生
    上の課題にも記載した通り、業績管理は様々なシステムからデータを収集し、エクセルを駆使して、データを加工し、集計していました。そのため集計作業には1日以上かかり、業績会議のたびにそのワークを行う必要がありました。
    また、そのエクセルは膨大なデータを加工していため、集計ロジックが複雑化し、属人化が発生していました。集計を行っている担当者が急に出社できない状況になったら作業に時間がかかるどころか、集計自体がストップし、企業運営のリスクとなっていました。
    ここに挙げている課題は一例ですが、BIツールを導入する前はビジネスにスピードが求められている現状に追随できる企業体質ではありませんでした。

② BIツールの必要性

BIツールはデータの収集(取込)→加工→レポーティングまでを支援してくれるツールです。極端なことを言うと、データをBIツールに放り込めば、自動でアウトプットを作成してくれます。ほしい情報が必要な時にリアルタイムに近い状態で提供でき、集計の手間を削減し、属人化の排除につながる、まさに弊社が抱えていたような課題を解決するためにあるツールだと言えます。よって我々はスピード感をもってビジネスの変化に対応するために様々な情報を迅速に見える化し、アクションを起こすため手段としてBIツールの本格活用に至りました。

 

BIツールの必要性が分かる「導入後 よくある業務改善」

BIツール導入後のよくある業務改善の例として、NDIソリューションズがBIツールを本格的に活用し、どのような業務改善が得られたのかをご紹介いたします。

  • データをリアルタイムに把握できることによってアクション・判断が早くなった
     BIツールによってほしい時に必要なデータをリアルタイムに近い状態で把握するこ
    とができるため、その後のアクション・判断のスピードが速くなりました。
    また、データが一定の条件となったときに通知機能を使ってアラートを出すことによって、自らデータを見なくても、問題点を認識し改善するための行動につなげられる仕組みを構築しています。
  • データ集計のワークが減り、その時間を他の業務に活用できる
    基本的にはデータをBIツールに投入すればアウトプットが出てきます。
    業績管理ではこれによって1日以上かかってたワークが2時間程度に大幅に削減できました。結果として削減された時間で他の業務を行うことができ、業務全体の生産性向上が改善しました。
  • データ集計の属人化を排除できる
    BIツールではエクセル上で定義されていたロジックはそれぞれのBIツールにある加工処理でシステム化されます。これはワークフローのようなもので処理の流れが明確に定義されているため、属人化の排除につながります。
  • 会議の内容が変わる
    BIツールを本格利用してから業績会議の内容が変わりました。以前は業績報告のみに終始していましたが、会議の出席者はBIツールで事前に報告内容が分かるため時間が短縮されました。
    その短縮された時間を使って、営業施策やソリューション施策などの業績管理以外にも重要な事項について情報共有や検討を協議できるようになり、より生産的な会議体に変化しました。
  • 部門間の情報共有とコミュニケーションの活性化
    NDIソリューションズではテレワークが浸透し、ほぼ全社員が自宅やサテライトオフィスなどから勤務を行っています。様々な勤務形態が選べ、業務環境が改善した一方で部門間のコミュニケーションが課題となりました。他の部門が何をやっているのかわからない・・・などの声が聞かれるようになったのです。
    この課題を解決するために現在取り組んでいる施策の一つが各部門のTodoの見える化です。各部門のTodoが一目で分かるようになることで、それぞれの部門が何をやっているのかを把握でき、部門間の情報共有とコミュニケーションの活性化につながるように活動を進めています。

 

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ビジネスの変化に対応できるBIツール

ビジネスの変化(スピード)に対応できるBIツールとはどのようなものでしょうか?
それは以下の2点が重要だと考えています。

  • 専門家を必要としない、現場が使えるツールである
    弊社でBIツールの導入、利用範囲の拡大が広がったのは、そのBIツールが現場の人にとって使いやすいツールだったからです。つまりデータサイエンティストやBIのスペシャリストなどの専門職に頼らなくても扱えるビジネスユースのツールであることが重要です。
    これによって、内製化でBIツールの導入を進めることができ、早期の導入と利用範囲の拡大を実現しました。(構築にかかるキャッシュアウトも最小限です!)実際に弊社でBIツールを導入しているメンバーも専門職ではない営業企画課の一員です。
  • マルチデータソースをサポートしているツールである
    BIツールを導入しても、様々なシステムからBIにデータを取り込む手法の検討や構築には苦労することがあります。
    我々が現在使用しているBIツールは様々なデータソースに繋げられる多くのコネクターが用意されており、この点ではほぼ苦労しなかったのが、早期に導入できた理由の一つだと思います。
    SaaSを代表とするクラウドシフトが進んでいる現在において、様々なデータソースからの集計が要求されると思います。時代の流れからも数多くのコネクターをサポートするマルチデータソースに対応したBIツールの選定は重要だと考えます。

 

まとめ

DX、SDGs、ESG経営など世の中の変化に適用するために、データの活用無しでは適用できない環境に変化しています。例えばDXでは5Gの普及によってデータの活用範囲が拡大されます。SDGsは準拠しているかどうかの定量的な評価、ESGは経営の透明性など、データの重要性はますます高まっています。こういった変化に追随するためには手作業の集計では対応できず、BIツールを使用したデータ活用の効率化が必須だと考えています。

NDIソリューションズでは今回BIツールを導入し、上記のような環境変化に対応すべく社内で見える化を進めています。

この記事をお読みになったみなさまも自社のデータを最大限に活用するためにBIツールの導入や見直しを検討してみませんか?
ちなみに我々は「Domo(ドーモ)」というSaaS型のツールを利用しています。しかもBIの素人がDomoを使ってデータの活用を推進できています。
我々の事例、Domoに興味がある方はぜひお問い合わせください。

 

当サイトでは、BIツールに興味のある方へ、参考になるダウンロード資料をご用意しております。「みんなでデータ活用するためのBI入門ガイド」と「統合型BIプラットフォーム Domo基本ガイドブック」は、データ活用やBIツール導入のポイントが把握できる資料になっています。BIツールご検討の参考に、ぜひダウンロード資料をご覧ください。

 

 

 

 

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