2022年06月21日 07:30
ＢＩツールという製品が世の中に登場してから、約20年と言われております。その間にも様々な製品の変遷がありました。この変化の激しい時代において、今求められるＢＩツールとはどのような製品なのでしょうか。
本記事ではＢＩツールでは何ができるの？から始まり、働き方が大きく変化してきたビジネス環境で必要とされる機能や、ユーザー視点での活用ポイントについてご紹介します。
ＢＩツールって何ができるの？
みなさんが社会人になったときの机の上には何がありましたか？
私が入社した時に机にあったものはというと、固定電話、電子計算機、書類ボックス、名刺入れ、そして大量の伝票類、メモ書きなどでした。この時代まだパソコンは一人一台支給されておらず、部門で共有利用をするような時代でした。データという概念もホストコンピュータの中にある情報くらいの認識で、今ほど重要視されていなかったような気がします（私だけかもしれませんが。。。）。何年かすると社員一人一人にパソコンがあてがわれ、最近ではスマートフォン、タブレットコンピュータも業務利用するのが一般的になってきましたね。このように操作する機器も増えてくると必然的に利用する業務システムも増えていき、業務システムが増えればそこで発生するデータも当然増えていきます。
また昨今では基幹業務だけではなく、様々な業務がシステム化されてきておりこれもデータが増える要因になっています。営業日報、社員のスケジュール管理、社内掲示板、勤怠システム等、昔は紙で行っていた仕事がどんどん電子化されデータという形で可視化出来るようになってきました。例えば営業日報が電子化されると誰が一番顧客との商談数が多いのか、商談における勝率等、データで分析ができるようになりますね。これだけでも「紙時代」に比べれば大きな進化ですが、せっかくデータ化されたのですから、他のデータと組み合わせると更に細かい分析が出来るようになります。
例えば、営業日報データと売上販売データを結合すれば営業マンのどのような活動が販売結果に結びついたのか、という関連性に気づいたり、過去の販売結果を参考にして活動計画を立てたりという事が非常にスムーズに出来るようになります。当然、このような仕事はプログラムを組めば出来るのですが、環境の変化が激しい昨今、業務の変更や追加の要望に対して都度プログラムで対応していたら時間がいくらあっても足りません。
そこでＢＩツールの登場です。ＢＩツールを利用すれば、いちいちプログラムを組まなくても、複数のシステムから蓄積されたデータをリアルタイムで抜き出して更新・共有できます。また過去データを元にこれからの予測をたてたり、マーケティング活動の参考にしたりという作業が出来るようになります。経営層にとっては経営判断の材料となる情報の迅速な入手が可能となり、現場社員にとっては日常業務に関わるデータ活用の幅が広がります。
BIツール選び 製品比較ガイド
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どんな機能でBIツールを選んだらいいの？
ＢＩツールで何が出来るか解ったところで、次にどんな機能で選べばよいのか、気になりますね。まずBIツールの機能として３つをご紹介致します。
多次元分析機能
データベース上に蓄積された大量のデータを集計したり一定の条件のもと、データを抜き出したり、検索によりユーザーが希望するデータを提供するものです。例えば担当者別売上日報のような業務においては、売上金額だけではなく製品毎の明細別に抽出したり、お客様毎にランキング表示したりできます。多次元分析はこのようなデータ抽出も簡単な操作で行うことが出来るようになります。
レポーティングツール
せっかく抜き出したデータもワープロ文書のように味気なく並んで表示されているだけですと、正直活用できているとは言えません。抽出したデータが分かりやすく見えるようなチャート、グラフのような描画機能、ユーザー側に負担を掛けない簡単な操作性、そして近年ではタブレットやスマートフォンでも利用できるような機能があったほうが便利ですよね。
ダッシュボード機能
ダッシュボードというと、つい車の運転席にあるメータ類を思い浮かべてしまいますが、語源はここから来ております。社内のシステムやデータベースにせっかく溜まったデータも有効利用できなければ宝の持ち腐れです。ユーザーが欲している情報を如何に見やすく、スピーディに表示出来る機能が求められます。車のダッシュボードは正しい情報が見やすく確実に伝えられないと思わぬ事故を引き起こす原因となってしまいます。ＢＩツールにおけるダッシュボードも同様に経営指標のデータ等が正しく入手できないと思わぬ「事故」に繋がります。
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BIプラットフォーム Domoまとめて導入事例集
BIツール 活用のポイント
機能が解ったところでＢＩツールの活用ポイントを２つ、ご紹介致します。
- まず、そのExcelやめてみませんか？
Excel、便利ですよね～。ついつい私も業務で利用してしまいます。しかしそのExcelのシート、どのような目的の為に利用しているか考えたことはありますか？ データの加工や修正に凄く時間が掛かっているんだけど、前任担当者から引き継いだものだし、他にやりようも無いしなあ、なんて感じで「何となく」利用しているのではないでしょうか。ＢＩツールに置き換えることで、加工や集計の手間を省いたり、二次的な手作業を無くしたりすることが出来るかもしれません。 - デジタルトランスフォーメーション（DX）の一部として
デジタルトランスフォーメーションという言葉を聞かない日はないくらい浸透してきました。乗り遅れたらもう未来はないという極論まで含め様々な議論があるところですが、世の中の環境の変化に追随していくのは企業として当然取るべく戦略ではないでしょうか。企業における業務システムの導入数は年々増える一方ですが、ＢＩツールの中には社内の複数システムを縦断する役割を機能として持っている製品もあります。そのような複数の製品との接続コネクターが利用できるＢＩツールを利用すればデジタルトランスフォーメーションの一翼としての情報活用に大きな力を発揮するでしょう。
まとめ
いかがでしたしょうか。「ＢＩツールで何ができるか」から始まり、「機能」、そして「活用のポイント」を簡単にまとめさせて頂きました。最近のツールは画面も操作性もインターフェイスが優れており初期設定もそれほどストレスなく導入できる製品が多くなってきております。まずは身近なところからＢＩツールの導入を始めては如何でしょうか。
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