Excel(エクセル)はBIツールのように使えるの？’しか’できないことを教えます

「経営の見える化」を目的としてBIツールを検討される会社が増えてきています。
これを聞いて「わざわざ高価なBIツールを入れなくても、見える化ならエクセルひとつで出来ちゃうよ！」こう思った方もおられるかも知れませんね。日本中のオフィスで大活躍の業務ソフトのエース的存在「Excel」（エクセル）。オフィス内でのエクセルの依存度は未だ高く、関数を使った計算は勿論のこと、ビボットテーブルを使った高度な集計やグラフの作成、分析など、非常に高機能なこともエクセルひとつで出来てしまいます。実際のところエクセルはBIツールの代わりになるのでしょうか？本記事ではエクセルとBIツールの違い、BIツールにしかできないこと、BIツール導入のメリットを紐解いていきましょう。

「経営の見える化」でもたらされるもの

近年声高に叫ばれているDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の気運もあってか「経営の見える化」に注力する企業・経営者が増えてきました。「経営の見える化」とは読んで字のごとく、経営数字から業務のプロセス（製造・営業・マーケティング・バックオフィス その他全ての部門における計画／実施／結果など）に至るまで、社内のあらゆるデータをグラフや図表を使って目に見える形で表すことです。

経営のデータを「見える化」することによって、課題や問題点が浮き彫りとなり、以下のようなメリットを社内に生み出します。

• ＜迅速な経営判断＞正確な現状把握とデータ予測に基づいた未来へ向けた行動。
• ＜課題解決への早期の行動＞問題の解決、改善のためのアクションを起こしやすくする。
• ＜現場力の向上＞社員自ら課題・問題点に気づき、改善へ向けての自主自律を促す。

経済産業省がDXを「データとデジタル技術を活用して競争上の優位性を確立すること」*と定義していることからも、DXの推進は「経営の見える化」からはじまると言っても過言ではありません。ではこの流れを出来るだけ高速に回していくために、「経営の見える化」を実現するツールはエクセルなのでしょうか？それともBIツールなのでしょうか？

* 引用：経済産業省／DX推進ガイドライン
https://www.meti.go.jp/press/2018/12/20181212004/20181212004-1.pdf

BIツール選び 製品比較ガイド
成功する導入のための10の比較ポイント

エクセルとBIツールの違いとは

例えば、社内のあらゆるデータを集めて、分析資料（図表やグラフ）を作り、経営判断や課題・問題解決などを見える化し迅速な意思決定に役立てる、という目的を実現するとします。ならば、エクセルの持つ豊富な集計、グラフ、分析機能を使って、BIツールと同じことが出来そうな気がします。

それでは、経営会議に向けて
① 社内のデータを集めて → ② 経営分析資料に（図表／グラフ）加工成型する。
この工程を、エクセルを使って作業した場合、どうなるでしょうか。

• ① 社内のデータを集める
• 基幹システムやクラウドサービス等の各種業務システム、ローカルサーバーなど、分析の元となる蓄積データは、社内にあらゆるところに散在します。
  エクセルでは異なるシステムのデータを統合的に管理することができません。よって各システムから抽出したCSVデータをエクセルのスプレッドシートに読み込むという方法しか取れません。延々と単純作業を繰り返し、ようやく分析に必要なデータを読み終わっても、作業中にデータが変動すれば、そう、やり直しです！（泣）
• ② 経営分析資料に（図表／グラフ）加工成型する。
• ①で集めたデータを元に、複雑な関数を駆使してデータとデータをつなげ、グラフや表に加工します。そして作業中にデータが変動すれば、そう、ここでもやり直しです！（泣）
  余談ですが、最後には作った本人にしかわからないエクセルのお化けが出来上がってしまうということもよくある話です。

それはさておき、①②共に、非常に属人的で非効率ですよね。

エクセルはビジネスシーンで広く活用されており、豊富なグラフや分析ツールも搭載されていますが、データの加工はスプレッドシート上でしか作業ができません。つまり、ビックデータと呼ばれる全社的な大量データを扱うのは向いていないのです。時間を掛ければ出来るでしょうが、それではあまりにも効率が悪すぎます。

会社の状況は刻一刻と変化します。データを新鮮なうちに可視化できなければ、とても迅速な意思決定には程遠いということが、なんとなくお分かりいただけたと思います。

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BIツールにしかできないこと

では、「① 社内のデータを集めて → ② 経営分析資料に（図表／グラフ）加工成型する。」をBIツールに置き換えた場合はどうなるのでしょうか。

• ① 社内のデータを集める
• BIツールでは、基幹システムやクラウドシステムなど、散在する異なるシステムの大量
  データをBIツール上で統合できます。そして分析用のデータソースの生成を高速処理することが可能です。データが更新されれば、BIツール上のデータベースも更新されるので、都度設定をする手間はありません。
• ② 経営分析資料に（図表／グラフ）加工成型する。
• ①で生成した分析データベースを元に、BIツール上に搭載された豊富なグラフやチャートを使って、わかりやすい分析レポートを短期間で作成することができます。欲しい情報をテンプレートとして登録しておけば、毎回作り直す必要がなく、データは自動で更新されます。さらにひとつのダッシュボードにまとめて、総合的に経営状況を把握することが出来るため、迅速な経営判断、意思決定の指標になります。

• ＜BIツールで出来ること＞
•  様々なシステム・データの統合
•  大容量データの高速処理
•  データを多角的に組み合わせた分析資料の作成（図表・グラフなど）
•  リアルタイムでのデータ更新／共有
• etc･･･

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まとめ

いかがでしょうか？かなり簡略した形で、BIツールとエクセルの違いをご紹介させていただきましたが、エクセルでは各プロセスにおける効率がBIとは比べ物にならないことがお感じいただけたでしょうか。

エクセルは優れたビジネスツールです。しかし、あくまでも立ち位置は「表計算ソフト」であり、エクセルとBIツールでは用途、使う目的が全く違うのです。

「餅は餅屋」という言葉があるように、「経営の見える化」には分析の専門ツールとして完成されたBIツールを使ったほうが断然効率はアップします。

迅速な意思決定を支援するBIツールを活用して、ぜひ自社のDXを加速していただきたいと思います。

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