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Excel(エクセル)はBIツールのように使えるの?’しか’できないことを教えます

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2022年04月01日 15:00

「経営の見える化」を目的としてBIツールを検討される会社が増えてきています。
これを聞いて「わざわざ高価なBIツールを入れなくても、見える化ならExcelひとつで出来ちゃうよ!」こう思った方もおられるかも知れませんね。日本中のオフィスで大活躍の業務ソフトのエース的存在「Excel」(エクセル)。オフィス内でのExcelの依存度は未だ高く、関数を使った計算は勿論のこと、ビボットテーブルを使った高度な集計やグラフの作成、分析など、非常に高機能なこともExcelひとつで出来てしまいます。実際のところExcelはBIツールの代わりになるのでしょうか?本記事ではEXCELとBIツールの違い、BIツールにしかできないこと、BIツール導入のメリットを紐解いていきましょう。

 

 

「経営の見える化」でもたらされるもの

近年声高に叫ばれているDX(デジタルトランスフォーメーション)推進の気運もあってか「経営の見える化」に注力する企業・経営者が増えてきました。「経営の見える化」とは読んで字のごとく、経営数字から業務のプロセス(製造・営業・マーケティング・バックオフィス その他全ての部門における計画/実施/結果など)に至るまで、社内のあらゆるデータをグラフや図表を使って目に見える形で表すことです。

経営のデータを「見える化」することによって、課題や問題点が浮き彫りとなり、以下のようなメリットを社内に生み出します。

  • <リスト化で>
  •  <迅速な経営判断>正確な現状把握とデータ予測に基づいた未来へ向けた行動。
  •  <課題解決への早期の行動>問題の解決、改善のためのアクションを起こしやすくする。
  •  <現場力の向上>社員自ら課題・問題点に気づき、改善へ向けての自主自律を促す。

経済産業省がDXを「データとデジタル技術を活用して競争上の優位性を確立すること」*と定義していることからも、DXの推進は「経営の見える化」からはじまると言っても過言ではありません。ではこの流れを出来るだけ高速に回していくために、「経営の見える化」を実現するツールはExcelなのでしょうか?それともBIツールなのでしょうか?

* 引用:経済産業省/DX推進ガイドライン
https://www.meti.go.jp/press/2018/12/20181212004/20181212004-1.pdf

 

 

Excel(エクセル)とBIツールの違いとは

例えば、社内のあらゆるデータを集めて、分析資料(図表やグラフ)を作り、経営判断や課題・問題解決などを見える化し迅速な意思決定に役立てる、という目的を実現するとします。ならば、Excelの持つ豊富な集計、グラフ、分析機能を使って、BIツールと同じことが出来そうな気がします。

それでは、経営会議に向けて
① 社内のデータを集めて → ② 経営分析資料に(図表/グラフ)加工成型する。
この工程を、Excelを使って作業した場合、どうなるでしょうか。

  • ① 社内のデータを集める
  • 基幹システムやクラウドサービス等の各種業務システム、ローカルサーバーなど、分析の元となる蓄積データは、社内にあらゆるところに散在します。
    Excelでは異なるシステムのデータを統合的に管理することができません。よって各システムから抽出したCSVデータをExcelのスプレッドシートに読み込むという方法しか取れません。延々と単純作業を繰り返し、ようやく分析に必要なデータを読み終わっても、作業中にデータが変動すれば、そう、やり直しです!(泣)
  • ② 経営分析資料に(図表/グラフ)加工成型する。
  • ①で集めたデータを元に、複雑な関数を駆使してデータとデータをつなげ、グラフや表に加工します。そして作業中にデータが変動すれば、そう、ここでもやり直しです!(泣)
    余談ですが、最後には作った本人にしかわからないExcelのお化けが出来上がってしまうということもよくある話です。

それはさておき、①②共に、非常に属人的で非効率ですよね。

Excelはビジネスシーンで広く活用されており、豊富なグラフや分析ツールも搭載されていますが、データの加工はスプレッドシート上でしか作業ができません。つまり、ビックデータと呼ばれる全社的な大量データを扱うのは向いていないのです。時間を掛ければ出来るでしょうが、それではあまりにも効率が悪すぎます。

会社の状況は刻一刻と変化します。データを新鮮なうちに可視化できなければ、とても迅速な意思決定には程遠いということが、なんとなくお分かりいただけたと思います。

 

 

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BIツールにしかできないこと

では、「① 社内のデータを集めて → ② 経営分析資料に(図表/グラフ)加工成型する。」をBIツールに置き換えた場合はどうなるのでしょうか。

  • ① 社内のデータを集める
  • BIツールでは、基幹システムやクラウドシステムなど、散在する異なるシステムの大量
    データをBIツール上で統合できます。そして分析用のデータソースの生成を高速処理することが可能です。データが更新されれば、BIツール上のデータベースも更新されるので、都度設定
    をする手間はありません。
  • ② 経営分析資料に(図表/グラフ)加工成型する。
  • ①で生成した分析データベースを元に、BIツール上に搭載された豊富なグラフやチャートを使って、わかりやすい分析レポートを短期間で作成することができます。欲しい情報をテンプレートとして登録しておけば、毎回作り直す必要がなく、データは自動で更新されます。さらにひとつのダッシュボードにまとめて、総合的に経営状況を把握することが出来るため、迅速な経営判断、意思決定の指標になります。
  • <BIツールで出来ること>
  •  様々なシステム・データの統合
  •  大容量データの高速処理
  •  データを多角的に組み合わせた分析資料の作成(図表・グラフなど)
  •  リアルタイムでのデータ更新/共有
  • etc・・・

 

まとめ

いかがでしょうか?かなり簡略した形で、BIツールとExcelの違いをご紹介させていただきましたが、Excelでは各プロセスにおける効率がBIとは比べ物にならないことがお感じいただけたでしょうか。

Excelは優れたビジネスツールです。しかし、あくまでも立ち位置は「表計算ソフト」であり、ExcelとBIツールでは用途、使う目的が全く違うのです。

「餅は餅屋」という言葉があるように、「経営の見える化」には分析の専門ツールとして完成されたBIツールを使ったほうが断然効率はアップします。

迅速な意思決定を支援するBIツールを活用して、ぜひ自社のDXを加速していただきたいと思います。

 

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