BIツールで業務改善すれば、DX推進できるの？

働き方改革、テレワークの推奨など、昨今の働き方は変化し続けています。そんな中でも業務改善に関してはどの企業においても終わりのない課題と言われています。BIツールは企業に蓄積された膨大なデータを分析・可視化を可能とします。本記事ではBIツールでできる業務改善と業務効率化を解説いたします。

BIツールでできる業務改善とは？

BI (ビジネスインテリジェンス)ツールとは、企業や組織が持っている多種多様な情報を分析・解析をし、業務の効率化を図ることができるツールです。業種・業界・規模・地域など、企業によって様々な特徴はありつつも、業務の改善は全企業共通の永遠の課題と言えるのではないでしょうか。

そんな中でもBIツールとはまさに、企業運用において必要な意思決定や判断を簡素化するにはうってつけのソリューションツールとなっております。各企業において日々の業務の中で、売り上げデータ、顧客データ、社員の勤務データなど様々なデータが企業内で日々蓄積され、変化しています。自社だけではなく、取引先とのデータや市場データなど様々なものが絡み合うようになっているかと思います。

そこで活躍するのがBIツールです。基幹システムに構築された膨大な業務データを可視化し、そのデータを分析することで業務改善を図ることが可能となっております。
BIツールの機能やどのように活用するのかに関して解説いたします。

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BIツールでデータ集計を簡易化

社内会議などで使用する資料作成のために、データを抜き出しレポートする必要がある場面や、ある事象が発生した際の原因を分析するためにデータ分析をする場面などがあると思います。

エクセル（Excel）によってデータを管理し、分析を日々行っている、といった管理者の方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。もちろんエクセルによりデータ管理を長年行ってきて現状に満足できているといった声はよく聞きます。しかし、実際そのような作業にはどれぐらい労力を費やしているでしょうか。「あたりの前の作業となっており、特に気にしたことがない。」「このような作業は果たして必要なのだろうか。。。」「このデータは正確に処理ができているのものなのだろうか。。。」など人によっては様々な思いというものがあるはずです。

結論から申し上げます。
BIツールを利用すると、しないとでは業務への労力負担というものは雲泥の差がございます。
BIツールとエクセルとの大きな違いと致しましては、BIツールでは形式が異なるデータソースを取り込むことが可能なので、分散された社内のデータを統合し分析できます。そのため異なる部署間のデータを統合したり、形式が異なるファイル・データソースからデータを抽出したりする際には作業工数での大きな差異が生じることになります。

データソースの異なる膨大なデータを収集するだけではなく、そのデータを可視化するのも容易となっております。収集データをもとに分析結果を定形レポートとして自動出力が可能なので、報告資料の作成する時間を大幅に短縮できます。また、ダッシュボード機能によりデータ分析結果を画面上に表示することも可能なので、何が原因で現在の業績に繋がっているのかなどを細かな項目ごとに原因分析ができます。

例えば、営業社員の営業活動量において、「訪問数」「アプローチ数」「社内打ち合わせ数」など様々な要因から各営業社員の活動量と営業成績を照らし合わすことがグラフ化により瞬時に把握できるようになります。
スポット的なデータ分析においてはエクセルでも行えますが、膨大なデータによる分析などにおいてBIツールは工数削減には効果的となっております。

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業務データを可視化すれば業務改善できる

簡易的な数値データ分析においてはエクセルでも確かに可能です。ですが表形式の数値データからでは、特徴や傾向などは発見が難しいものです。BIツールを使用することで膨大なデータは棒グラフ、円グラフ、レーダーチャートのように可視化が可能です。

人間は、視覚から8割の情報を得ていると言われております。そのため集計したデータをグラフや表で分かりやすく表示すれば、一目でデータの分析が可能となります。管理職であれば、部下の売上金額・業務時間・業務内容などあらゆる項目をまとめて、かつ抽出したい情報のみ表示・分析ができます。

今までエクセルで日々のデータを抽出し、報告用・分析用の資料化などに費やしていた時間などが不要となり業務改善に大いに貢献することが可能です。それにより企業内での意思決定のスピードは速まり、企業間競争における優位性を得られるでしょう。

個々の営業社員においても、BIツールを用いたデータ分析資料によるプレゼンを行えば視覚に訴えることが可能となります。より効果的な営業活動を行うことが可能となるのです。多様化した社会・企業・行動による物事の変化に対応していくためにも、これまでの経験・感覚・人による判断だけでは根拠は不明瞭になります。そのため、大量のデータ分析を実行していくことが企業における重要なミッションになってきます。

つまり、いかにデータを可視化するか？ということが有効な手段となるのです。
データの可視化で判断を早め、新たな課題を発見し、社内においてのデータの共有、業務改善へ向けた変化の意思決定が速くなります。さらにデータの可視化がもたらす効果は、業務改善からスタートし、ゆくゆくは業務「変革」も含んだDXも可能としていくことでしょう。

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まとめ

BIツール導入し可視化することで業務改善や効率化が可能となり、社内においてのあらゆるデータを活用することができるので生産性も上がります。

もちろんBIツールは安価なものではありません。そのため、導入に悩まれている企業様は多いのではないでしょうか。
そのようなお悩みを持つお客様のお役にたちたいと弊社は考えています。日々挑戦を続ける経営企画室、情報システム部、DX推進室の皆様にとって、企業規模にあったBIツール導入に向けてのステップなどもサポートできればと思っております。業務や実績を可視化したいのでBIツールを活用したいが、自社に合うものが分からない、といった方は是非とも一度お問い合わせください。

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