2022年09月27日 07:30
限られた時間で最大限の成果をあげるために、働き方改革の推進が求められています。
働き方改革は、民間企業だけでなく自治体も対象になり推進していかなければなりません。しかし、自治体が働き方改革を推進する上で抱える問題は全国一律ではなく対処すべき事柄は自治体ごとに異なっています。そこで、各自治体の生産性の向上を支援するための「BIツール」の活用が注目されています。BIツールの導入先としては民間企業のイメージが強いのですが、自治体もBIツールの活用でデータを集計・分析・見える化し、スピーディーな意思決定の実現が可能となります。本記事では自治体でのBIツールの利用をテーマとして、BIツールが自治体業務にどのように活用できるのかご紹介します。
BIツールの活用は民間企業だけなのか？自治体でも効果はあるのか？
近年では民間企業だけでなく自治体がさまざまな働き方改革支援策を考案しています。その中には一定の成果を挙げ出している自治体もあります。日本はまだまだ働き方改革推進の途上であると言える状況の中、自治体の働き方改革成功事例が民間企業の参考となることが求められています。
働き方改革では生産性を向上させることが不可欠ですが、その効果的な施策の一つとして自治体でも注目されているのがBI（ビジネスインテリジェンス）ツールの活用です。BIツールとは、膨大なデータから必要とされる情報を引き出し、集計・分析・見える化を可能にします。意思決定のスピードを向上させるだけでなく、精度の向上を兼ね合わせ業務の効率化へと導いてくれます。
では、BIツールはどんな場面で活用できるのでしょうか。民間企業においては特定の部署で使うものでは無く、組織を横断して活用しているケースが多くあります。情報システム・経営・財務・などのバックオフィス業務から、フロントオフィスであるセールス・マーケティングまで含めた活用が可能です。また、決まった業種でないと利用できないという点もありません。
例えば、小売業であれば顧客分析や販売商品の分析、売上状況確認などに活用されています。必要とされる情報を集約し、解決方法を見出す上で分析を行い、スピーディーな意思決定を実現するという場面に活用が期待できますBIツールは民間企業の経営をアシストするイメージがありますが、自治体も同様にたくさんのデータを抱えていますので、データを元に業務改善や住民へのサービス向上を進めていく上でBIツールを活用する場面は大いにあると考えられます。
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自治体でBIツール活用し行政基盤強化へ
時代の変革に伴い、自治体は多様化する住民のニーズへの柔軟な対応が求められています。それを実現するために働き方改革ととともにDXへの取り組みも急務となっています。
住民のニーズに応えつつ様々な改革への変化に対応するためには、BIツールの活用が一つの手段として上げられます。自治体での業務は多岐に渡り、住民の年金・税金・住所等住民情報の管理や介護・福祉支援などがありますが、BIツールを活用すると効果はどこにあるのでしょうか？
BIツールは、膨大なデータから必要な情報を引き出し、経験や勘に頼らない経営や売上拡大、施策立案を実現します。迅速かつ精度の高い意思決定を助けてくれる道具になるのです。データに基づいた適切な意思決定ができるようになれば、民間企業では経営基盤強化へと繋がり、自治体では行政基盤強化へと繋がっていきます。経営基盤とは企業の経営を支える土台であり、行政基盤とは住民の生活を支える土台と言えます。最終的な活用目的は異なりますが、どちらも組織の土台を強化する役割をBIツールは備えており、自治体含め業界問わずBIツールの活用が可能となり大きな効果を発揮します。
業務効率化、働き方改革、お客様/住民へのサービス向上・満足度向上…、自治体も企業も取り組むべき内容は大きく違いありません。『BIツール＝民間企業しか使えないサービス』では無く、自治体をでもさまざまな活用ができるはずです。
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自治体のDXにはBIツールが鍵になる
働き方改革と合わせて「DX（デジタルトランスフォーメーション）』と呼ばれるキーワードを最近よく耳にします。DXは民間企業だけで無く、自治体でも取り組みを進めており「自治体DX』と言われています。自治体DXを推進すると、住民の利便性向上やニーズに沿ったサービス提供だけでなく、自治体職員の業務負荷軽減にも繋がります。自治体DXの実現には働き方改革の本質でもある『生産性の向上』が必要であり、そのためにはデジタル技術の積極的な採用が求められます。
自治体の業務では、住民に対する公開資料や組織内での報告資料など、多くの資料を作成しています。散在したさまざまな情報やデータを正確に集計し、場合によっては集計した内容を分析し、それを元にした別の資料を作成することもあります。よくあるのは作成者が別のシステムに散在しているデータを探してきて、Excelで集計しPowerPointで作成している、という姿です。このような状況をBIツールが解決してくれます。例えば、毎月住民向けに作成しているレポート資料をBIツールによって正確にデータを統合し集計すれば半自動的に作成でき、作業時間は大幅に短縮されます。また、BIツールには共有機能が備わっているものもあるので、可視化したデータをそのままメンバーに共有することで報告資料作成に掛けていた時間を大幅に削減することも可能です。
このように、BIツールは必要な効率的で正確な情報展開やデータに基づく施策立案を可能とします。自治体の業務改善や生産性向上に役立ち、働き方改革と自治体DXの鍵となるツールとも言えるものです。BIツールを活用すれば自治体業務を大きく変革へと導いてくれるはずですぜひ検討してみて頂きたいと思います。
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まとめ
民間企業ではBIツールの導入活用が進む中、自治体でのBIツール導入はまだあまり活発ではありません。「BIツールは企業経営に役立てるものであり、民間企業にしか活用できない」と言う先入観もあるかもしません。しかし、BIツールの機能は行政基盤を強化し多様化する住民ニーズに対し対応性の向上へと繋がり、働き方改革や自治体DXを実現させるものです。増え続けていくデータに基づいた適切な意思決定は企業でも自治体でも変わらず求められますので、それを実現するBIツールが自治体でも必要になることは当然と言えます。今後多くの自治体での導入が進むことでしょう。
BIツールというデジタル技術を活用し、住民が暮らしやすく職員の生産性を向上させ、時代の変革にも順応できる行政基盤の強化手法としてBIツール活用を検討してみてはいかがでしょうか。
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