勤怠管理をエクセルでやりたい人へ｜無料で最大限に活用しよう

勤怠管理は、給与計算や労働法遵守の基盤となるため、正確で効率的な管理が求められます。多くの企業、特に中小企業がこのプロセスを効率化するために、エクセル（Excel）を活用しています。

エクセルを使用することで、勤怠管理用データの入力や集計が容易になり、視覚的にわかりやすい表やグラフを作成して、労働時間の傾向を分析することも可能です。また、エクセルは操作が簡単で、既存のテンプレートを利用することで、煩雑な設定をせずにすぐに運用を開始できるのも人気がある理由でしょう。

この記事では、エクセルを活用した勤怠管理の基本的な手法や、テンプレートの利用方法や便利な関数、さらには効果的な管理のためのポイントについて詳しく解説します。正確な勤怠管理の実現を目指しましょう。

エクセル（Excel）勤怠管理のメリット

勤怠管理においてエクセルを使う最大の魅力は、その汎用性と柔軟性です。まず、通常誰のパソコンにも最初から入っているため、すぐに利用開始できることが挙げられます。また誰でも自由にテンプレートを作成し、組織のニーズに合わせてカスタマイズできるため、気軽さで言うとこれに勝るものは無いでしょう。さらに、エクセル関数を活用することで出退勤時間の自動計算や残業時間の集計が容易に行えます。

また、エクセルグラフ機能を利用することで、月次の勤務時間や休暇の取得状況を一目で確認でき、従業員の働き方の傾向を把握する助けになります。使い方も複雑でない分、わざわざツール選定をせずとも、労働管理グラフを都度作成すれば、それなりに良いレポートに仕上がります。

ファイルも簡単に共有や更新ができるほか、Microsoft OneDriveを取り入れていればチームメンバーや管理者間での情報共有がスムーズに行えます。この特性は、リモートワークや多拠点展開の企業にとって特に有用です。最初のフォーマット作成にやや時間がかかりがちですが、そうしたニーズにもMicrosoftはきちんと無料で応えてくれています。次に、これら無料のテンプレートをご紹介しましょう。

無料でもらえる！エクセルテンプレートの入手方法

エクセルテンプレートは、自作をしなくても無料で配布しているものを利用すると効率的です。入手するためには、以下の方法があります。

• Microsoftの公式サイトやOffice 365のテンプレートギャラリーで入手する
• 企業サイトから取得する
• 個人サイトから取得する

まず、Microsoftの公式サイトやOffice 365のテンプレートギャラリーでは、多数のエクセルテンプレートが無料で提供されています。これらは、業務用や個人用にカスタマイズされたテンプレートが豊富で、簡単にダウンロードして利用することができます。

また、インターネット上には、さまざまな企業や個人が提供する無料のテンプレートサイトも存在します。これらのサイトでは、勤怠管理に特化したテンプレートも多く、ニーズに合わせて選ぶことが可能です。

さらに、テンプレートを探す際には、検索エンジンを利用して「勤怠管理 エクセル テンプレート 無料」などのキーワードで検索することで、多くの選択肢を見つけることができます。ただし、無料テンプレートの中には、利用規約や著作権が設定されている場合があるため、使用前に必ず確認しましょう。

また、テンプレートをダウンロードする際には、セキュリティ対策として信頼できるサイトからのダウンロードを心がけ、ウイルスチェックを行うことを推奨します。

これらの方法を活用して、ビジネスの効率化を図ることができれば、勤怠管理においてエクセルは非常に有用なツールとなるでしょう。

エクセル（Excel）での勤怠管理のキホン

この章では、エクセルで勤怠管理をしたい方が、今すぐ簡単に勤怠管理表を作成し運用するためのステップをご紹介いたします。

時刻と勤務時間のエクセル管理の流れ

まず、勤怠管理をエクセルで行う場合は以下の3点が押さえられるファイルを作成してみましょう。

1. 出勤時刻と退勤時刻を記録する
2. 勤務時間を計算する
3. 残業時間を計算する

1. 出勤時刻と退勤時刻を記録する
   まず、出勤時刻と退勤時刻を記録するためには、適切なセルに入力フォーマットを設定することが肝心です。24時間表示の「hh:mm」形式を使用することで、午前と午後の時刻を混同せずに管理できます。

   ホーム > フォーマット > ユーザー定義 > hh:mmと入力
   

2. 勤務時間を計算する
   次に、勤務時間の計算には、退勤時刻から出勤時刻を引く数式を使用します。この際、「=TEXT(退勤時刻-出勤時刻, "hh:mm")」のようにTEXT関数を用いると、時間数を正確に表示できます。
   
   休憩時間がある場合には、別途休憩時間のセルを設け、その時間を勤務時間から差し引くようにします。「総勤務時間 = 勤務時間 - 休憩時間」という計算式を用いることで、実働時間を求めることが可能です。
   
   また、週や月ごとに集計する際には、「SUM」関数を活用し、各日ごとの実働時間を合算することで、集計作業を効率化できます。その際に、24時間を超えると時刻が正確に表示されなくなるため、合計時間を表示させるセルの書式設定を、あらかじめ「hh:mm:ss」に置き換えておいてください。
   以下の例では、セルF2からF6の総勤務時間をセルF7で週の合計勤務時間としてカウントしたものになります。
   
3. 残業時間を計算する
   さらに、労働時間の基準を超えるかどうかのチェックをするために、条件付き書式を設定するのも効果的です。例えば、1日の勤務時間が8時間を超えた場合にセルの色を変える設定をすれば、視覚的に確認が容易になります。これにより、労働時間超過のリスクを未然に防ぐことが可能です。
   以下の例では、F列が総勤務時間ですので、F2からF6のセルで8時間を超えたものだけ、「条件付き書式」を利用して黄色く網掛けしています。
   
• まず条件付き書式を適用したい範囲（F2からF6を選択）し、ホーム >「条件付き書式」をクリックします。
• その後、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、『=F2>TIME(8,0,0)』と入力します。
• 書式から塗りつぶしタブで色を指定し、「OK」ボタンで保存すると、総勤務時間が8時間以上のセルが自動的に黄色く網掛けされるようになります。

こうした基本的な管理方法をきちんと設定しておくことで、エクセルを用いた勤怠管理がより精度の高いものとなり、日々の業務がスムーズに進行する基盤が整います。正確な時刻と時間数の記録は、労務管理の信頼性を高め、従業員との信頼関係を築く上でも重要な要素ですので、まずは正確性を意識した運用を心掛けましょう。

こんなに使える！勤怠で便利なエクセル（Excel）関数をご紹介

上記でご紹介した以外にも、より使い勝手を意識するほど細かいニーズが生まれるものです。そんな時にはぜひエクセルの関数を使って改善してみましょう。知っていると便利なエクセル関数をいくつかまとめてみましたので、必要に応じて使ってみてください。

合計値を出す（SUM関数）

合計時間を計算する際に使用します。例えば、毎日の勤務時間を合計する場合に便利です。

条件に応じて異なる値を出す（IF関数）

条件に応じて異なる値を返すことができます。例えば、遅刻や早退を判定する際に使用します。

営業日数を出す（NETWORKDAYS関数）

2つの日付の間の営業日数を計算します。祝日あらかじめ指定すれば、それらを除いて考慮することも可能です。ただし、NETWORKDAYS関数は、土曜日と日曜日を自動的に週末として除外するため、土日を週末としない場合は注意が必要です。

2025年5月の場合、A2からA32に31日間の日付を入れ、祝日は５月3日から5月6日の4日間（A4:A7）とすると、以下のようになる。
=NETWORKDAYS(A2,A32,A4:A7)

曜日を指定する（TEXT関数）

日付や時間を特定のフォーマットで表示する際に使用します。

時間や分で表示する（HOUR、MINUTE関数）

時間から特定の要素（時間や分）を抽出する際に使用します。

データ活用で大切な３つのポイント
みんなでデータ活用するためのBI入門ガイド

勤怠管理でエクセル（Excel）テンプレートを活用する

勤怠管理をエクセルでするなら、最初にテンプレートを用意し、それを社内で共有すれば集計もしやすく管理も楽になります。さらに、エクセルだけでなく将来的にシステム移行も視野に入れれば、今後ますます社員数が拡大しても、人事の工数を押さえて楽に、かつ効果的に勤怠管理が行えます。この章では、まずは最初の導入時の使い方を、次にもっと効果的な管理方法の実現の仕方をご紹介します。

効果的な勤怠表の作成法

効果的な勤怠表を作成するためには、まず基本的なフォーマットを整えることが重要です。明確な列見出しを設定し、「日付」、「出勤時刻」、「退勤時刻」、「休憩時間」、「総労働時間」などの項目を含めることで、情報が整理されやすくなります。また、週や月ごとに集計を行うための計算式を組み込んでおくと、後々の分析がスムーズに行えます。次に、入力ミスを防ぐためにデータ検証機能を利用し、入力可能な値を制限することも効果的です。

さらに、視覚的な分かりやすさを追求するために、セルの色分けやフォントスタイルを工夫することも推奨されます。例えば、休日や特別休暇には異なる色を使用することで、一目で状況を把握できるようにします。

また、勤怠表を共有する場合は、必要に応じてセルの保護を設定し、誤操作を防ぐことが重要です。これにより、データの一貫性と信頼性を確保することができます。

システムと併用すれば、もっと作業効率アップ！

エクセルテンプレートを活用する際に、専用の勤怠管理システムと併用することで、作業効率を大幅に向上させることができます。エクセルは手軽にデータを入力・編集できる一方で、データの集計や複雑な分析には限界があります。ここで、勤怠管理システムを併用することで、以下のようなメリットを享受できます。

まず、システムが自動的にデータを集計し、リアルタイムでの確認が可能になります。これにより、手動での集計ミスを防ぎ、業務の正確性を高めることができます。また、システムは法令に基づいた労働時間の管理や計算を自動化するため、法的なコンプライアンスも容易に管理できます。

さらに、システムはエクセルで入力されたデータを簡単にインポート・エクスポートできるため、既存のエクセルテンプレートを無駄にすることなく、シームレスなデータ移行が可能です。これにより、過去のデータを新しいシステムに活かすことができます。

システムのもう一つの利点は、リモートワークをサポートすることです。クラウドベースのシステムを選択すれば、どこからでもアクセス可能であり、出勤簿の提出や承認プロセスをオンラインで完結できます。これは、現代の柔軟な働き方を支援する重要な要素です。

最後に、システムはセキュリティ面でも優れています。データの暗号化やアクセス制限により、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。エクセルのみでの管理よりも、はるかに安全なデータ管理が実現できます。これらのポイントを考慮し、エクセルとシステムを効果的に併用することで、勤怠管理業務の効率と信頼性を高めることが可能です。

エクセル（Excel）勤怠管理の注意点と限界

エクセルは今すぐ、手軽に使いたいというビジネスシーンでは非常に便利なツールです。しかし、やはり手動運用が多いことから、突発的な変更への対応ができない点や、人的ミスなど運用の限界があるのも事実です。また、管理方法によっては、データ改ざんリスクなども起こりうるでしょう。この章では、あらかじめどんな点に注意をすべきなのかについてまとめましたので、ぜひ運用前に確認してみてください。

入力ミスやエクセル関数設定ミスが生じがち

エクセルを用いた勤怠管理において、入力ミスや関数設定ミスがしばしば発生することは避けられません。手動でデータを入力する場合、特に数字や日付の入力に細心の注意が必要です。誤ったデータは集計結果に直接影響を与え、給与計算や勤務時間管理に重大なミスを引き起こす可能性があります。

また、エクセルの関数設定は非常に柔軟である一方で、誤った設定が容易に発生するリスクがあります。特に複雑な数式や条件付き書式を使用する際には、設定ミスが思わぬ結果を招くことがあることを念頭に入れておきましょう。関数の参照範囲や条件が正確でないと、計算が正しく行われないことも少なくありません。
後に解説しますが、テンプレートの更新や法改正に伴うルール変更時には、新たな関数設定が必要となりますが、これを怠ると法令遵守の観点からも問題が生じます。

データの編集で数字をごまかせる

エクセルを用いた勤怠管理には、データの編集が容易であるというメリットがありますが、これが逆に数字のごまかしを生む可能性もあります。データの透明性を確保しないと、意図的にまたは無意識に誤った情報が入力されるリスクがあることは否めないでしょう。例えば、出勤時間や退勤時間を手動で変更することができるため、実際の勤務時間とは異なる数字を簡単に記録することが可能です。特に、従業員が自分で勤怠データを入力する場合、意図的でなくともミスが起きることもあります。さらに、関数を使って自動計算を行っている場合でも、その関数自体が正しく設定されていなければ、結果として誤った集計が行われる可能性が高まります。

法改正時には関数など再設定が必要

法改正が行われると、労働時間管理に関する法律や規制が変わることがあります。これにより、エクセルを用いた勤怠管理では、計算式や関数の再設定が必要となる場合があります。例えば、残業時間の計算基準が変わったり、休日出勤の手当が改定されたりすると、それに対応するためにエクセル関数を見直す必要があります。特に、セルに直接入力された数式は更新が必要であり、変更を怠ると誤った勤怠データが生成されるリスクがあります。

また、法改正に伴い、新たなデータ項目の追加や、既存の項目の削除も求められることがあります。これにより、テンプレート全体の構造を見直し、必要に応じて新しい列や行を追加する作業も発生します。このような調整には時間がかかるため、あらかじめ法改正に関する情報をキャッチし、迅速に対応する体制を整えておくことが重要です。

さらに、法改正に応じた変更を行った際には、関係者全員にその内容を周知し、運用上の変更点を理解してもらいましょう。これは、誤解やミスを防ぐために不可欠です。特に、勤怠管理の担当者だけでなく、実際にシステムを利用する全ての従業員が新しいルールや計算方法を理解していることが求められます。

上記の点を踏まえると、セキュリティや法改正への迅速な対応などといった観点から、エクセル運用への工数が割けない場合は、危険性を孕んだまま運用する状況となります。確実性を求めたい場合には、こうした運用が致命傷となることもあり得るでしょう。次の章では、人的ミスをより減らしたい方へのコツについて解説します。

【チェックシート付き】BIツール導入成功のカギ！
失敗しないBI導入のための13のチェックポイント

エクセル（Excel）勤怠管理を賢く運用するには

エクセルで勤怠管理をする上で、はずしてはならないポイントとしてセキュリティ面があります。また、社員の規模が拡大する、法改正に対応するなど、運用を開始するとあらゆる変更に柔軟に対応しなければなりません。
勤怠管理が手詰まりになってきたら、ぜひこの章の内容を実践してみましょう。

データの保護とバックアップを行おう

エクセルでの勤怠管理は手軽で便利ですが、データの保護とバックアップについての対策が重要です。まず、パスワード保護を設定することで、無断アクセスを防ぎます。エクセルファイル自体にパスワードを設定することにより、誤って他人にデータを見られるリスクを軽減できます。

「ファイル」>「情報」＞「ブックの保護」＞「パスワードを使用して暗号化」

また、定期的なバックアップは不可欠です。クラウドストレージや外部ハードディスクに自動的にバックアップを取る仕組みを導入することで、データ損失のリスクを最小限に抑えられます。どうしても元の状態に戻したい場合は、バージョン管理を行うことで、変更履歴を追跡し、誤った修正が行われた際も簡単に復元が可能になります。バックアップスケジュールを定め、定期的に確認することで、最新のデータが常に保護されている状態を維持しましょう。

データの保護とバックアップは、エクセルでの勤怠管理を行う上での重要な要素であり、万が一の事態に備えるための必須のステップです。これらの対策を講じることで、安全かつ効率的な勤怠管理を実現できますので、エクセル運用をするならぜひ忘れずに行ってください。

複雑な勤怠管理にはクラウド勤怠管理システムの導入を検討しよう

エクセルを用いた勤怠管理は、手軽でコストがかからないという利点がある一方で、複雑な勤怠管理には限界があります。例えば、多様な勤務形態やフレックスタイム、リモートワークの普及に伴う変則的な勤務時間の管理は、エクセルだけでは手間がかかり、エラーが発生しやすくなります。さらに、法改正による労働時間管理の厳格化に対応するための機能をエクセルで実装することは、技術的にも時間的にも難しい場合があります。

そこで、クラウド勤怠管理システムの導入を検討することが重要です。クラウド勤怠管理システムは、リアルタイムでのデータ更新や多様な勤務形態に対応する柔軟性を持ち、また法令に準拠した機能を標準搭載していることが多いです。さらに、クラウドサービスはインターネット環境があればどこでも利用可能で、リモートワーク時の勤怠管理も容易に行えます。データはクラウド上に安全に保存され、バックアップも自動で行われるため、データ紛失のリスクも軽減されます。
また、クラウド勤怠管理システムは他の業務システムと連携がしやすい点も大きなメリットです。給与計算システムや人事管理システムとのデータ連携により、業務効率が向上します。導入に際しては、自社の業務フローに合致するシステムを選定し、必要な機能が備わっているかを確認することが重要です。

こうしたシステムを活用することで、勤怠管理の精度と効率が大幅に向上し、従業員の働き方に応じた柔軟な管理が可能となるだけでなく、セキュリティや確実な運用を行うことで企業の信頼性も保たれる効果があると言えるでしょう。

勤怠管理システム導入は補助金ももらえる？！

勤怠管理システムの導入は、多くの企業にとって業務効率化や法令遵守を図る上で重要なステップとなりますが、その導入コストが気になる方も多いでしょう。しかし、国や地方自治体による補助金制度を活用することで、費用負担を軽減することが可能です。これらの補助金は、中小企業のIT化を支援するために設けられており、勤怠管理システムも対象となることがあります。

たとえば、IT導入補助金は、クラウドサービスやソフトウェアの導入費用を一部補助するもので、一定の条件を満たすことで勤怠管理であれば、１／２の補助で最大４５０万円が受け取れる可能性があります。具体的な条件や申請手続きは毎年更新されるため、最新の情報を収集し、適切なタイミングで申請することが重要です。また、補助金の対象となるサービスやシステムは、あらかじめ登録されたものに限られる場合が多いため、導入を検討する際には、そのシステムが補助金の対象になっているかを確認する必要があります。さらに、補助金の利用に際しては、導入するITツールによって補助金額や申請条件が異なることもありますので、自社の状況に最も適した補助金を選択することが求められます。弊社はお客様のIT導入補助金のサポートを行う「IT導入支援事業者」として登録しておりますので、下記サイトより詳細とお問合せをいただけますと幸いです。

補助金の利用により、初期投資を抑えつつ、効率的な勤怠管理を実現することが可能となります。これにより、長期的には業務効率の向上やコスト削減が期待され、企業全体の生産性向上にも寄与します。補助金を活用して、より賢く勤怠管理システムを導入し、企業の競争力を高めましょう。

勤怠管理システムをさらに効果的に使うには、BIツールも併用しよう

勤怠管理システムを最大限に活用するためには、BI（ビジネスインテリジェンス）ツールの併用が効果的です。BIツールは、勤怠データを深く分析し、視覚的にわかりやすいダッシュボードやレポートを生成することで、経営層や管理者が迅速かつ正確に意思決定を行う支援をします。これにより、勤怠データから生産性の向上や労働時間の最適化に関する洞察を得ることが可能になります。

特に、BIツールは複数のデータソースを統合できるため、勤怠管理システムのデータを他の業務システムのデータと組み合わせて分析が出来る点が魅力です。例えば、プロジェクトの進捗データと勤怠データを連携させることで、プロジェクトごとの労働時間を把握し、コスト管理やリソース配分の改善に役立てることができます。

また、BIツールはリアルタイムでのデータ更新が可能であり、勤怠管理システムと連携することで、タイムリーなデータに基づく分析を実現します。これにより、変化するビジネス環境や労働条件に迅速に対応できるようになります。特に、異常な労働時間のパターンや残業の増加を早期に検知し、適切な対応策を講じることができます。

もちろん、ユーザーごとにカスタマイズされたレポートやダッシュボードを提供できるため、各部門のニーズに応じた情報提供が可能です。各部門のリーダーは、自分たちの業務に直結するデータを基に、より的確な判断を下せるようになります。

このように、勤怠管理システムにBIツールを組み合わせることで、単なるデータ管理を超えた戦略的な労務管理が実現できます。組織全体の効率化を目指すうえで、こうしたツールの導入は今後ますます重要となるでしょう。

Domo（ドーモ）なら、勤怠管理をもっと分かりやすく！

いますぐ勤怠管理データを使って、社内のコスト管理や労働管理の改善に使っていきたいなら、Domoを利用してみましょう。Domoとは、社内で使われるツールやシステムのデータ同士を簡単に接続し、一つのダッシュボードでデータを可視化、分析できるアメリカ発の統合型BIプラットフォームです。操作は非常に簡単で、ITやアナリティスクの知識がなくても誰でも簡単にデータ分析ができる点で、多くの企業に導入されています。

こうしたツールを使えば、データを見ながら、他の社員とチャットで意見を交換したり、資料作成や個人で気になる点を随時深堀の分析をできたりと、これまで発見できなかった新たなインサイトを手に入れられるようになります。何が問題なのか、真の課題がなかなか見えないといったお悩みも、Domoの導入によって解決の糸口が見つかるでしょう。
弊社では、勤怠や人事管理で利用する際にそのダッシュボード作成の手間を省くため、お客様のニーズに合わせたテンプレートをご用意しております。詳しくはぜひ以下からご覧ください。

データの利活用と定着化を進めるために重要な「6つの柱」を解説！
データドリブン経営への変革の道

まとめ

いかがでしたでしょうか？エクセルを用いた勤怠管理は、その手軽さと自由度の高さから、多くの企業で採用されています。しかし、その利点を最大限に活かしつつも、注意点と限界を理解することが重要です。エクセルはカスタマイズ性が高く、無料でテンプレートを入手できるため、初期コストを抑えたい企業にとっては魅力的です。しかし、データの誤入力や複雑な計算が必要な場合には、ミスが発生しやすいという課題があります。また、データ量が増えるにつれて、処理速度の低下やファイルの破損リスクも考慮すべきことも忘れてはなりません。

これらの問題を解決するためには、データの保護と定期的なバックアップが不可欠です。さらに、エクセルでは対応が難しい複雑な勤怠管理に対しては、クラウド勤怠管理システムの導入を検討することが効果的です。このようなシステムは、リアルタイムでのデータ更新や自動集計機能を提供し、作業効率を向上させます。加えて、BIツールを併用することで、データ分析が容易になり、経営判断に役立つ洞察を得られるのも魅力です。

エクセル勤怠管理の利便性を最大化するためには、これらの注意点を理解し、適切な対策を講じることが求められます。クラウドシステムやBIツールとの連携を視野に入れながら、自社に最適な勤怠管理方法を選択し、業務効率を向上させましょう。

NDIソリューションズでは、BIプラットフォーム Domoを利用した企業事例集の公開、セミナーの開催を行っております。
Domoまとめて導入事例集
Domoセミナー / イベント情報

また、実際にDomoを動かしていただけるBI無料トライアルもご用意いたしました。ご興味がある方はぜひ上部メニューよりお申し込みください。

当サイトでは、BIツールに興味のある方へ、参考になるダウンロード資料をご用意しております。「みんなでデータ活用するためのBI入門ガイド」と「統合型BIプラットフォーム　Domo基本ガイドブック」は、データ活用やBIツール導入のポイントが把握できる資料になっています。BIツールご検討の参考に、ぜひダウンロード資料をご覧ください。

※※※最後に削除※※※※※※※※※※※※※※※※※※

BIツール

BI

kintone

データドリブン

BIプラットフォーム

Domo