2024年05月21日 09:00
Excel（エクセル）を使った帳票作成は柔軟性が高く、必要に応じてカスタマイズすることができるため、幅広い業務に適用することができます。しかし、工夫を凝らせば凝らすほどExcelが複雑化してしまい、いわゆる“おばけExcel”が悩みの種となっているという話もよく耳にします。今はどうにかなっていても、このままずっとExcelの運用を続けていくのは難しいだろうと思われている方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では日本の企業に多いExcelを使った帳票作成や管理を「帳票 by Excel」と名付けExcelとBIツールの機能性の違いを明らかにしながら、複雑化したExcel帳票をBIツールへ置き換える利点について解説いたします。
帳票 by Excel運用の限界
さて、皆さんがExcelを運用する中で改善したいと考えているポイントは何でしょうか。まずは現状整理のために、Excel運用でよくある問題点をいくつか洗い出してみたいと思います。
- 属人化
Excelは基本的な表計算から高度なマクロ作成にまで対応していますが、すべてのユーザーが同じレベルの技術や知識を持っているわけではありません。そのため、高度な技術を使用して作成されたExcelファイルは、技術的知識がないユーザーにとって理解することが難しい場合があります。作成者の頭の中にしか存在しない情報やロジックに基づいて作られている場合、“Excel職人”が退職や業務変更などでいなくなってしまうと、便利だったはずのExcelファイルがたちまち負の遺産に成り果ててしまいます。 - 手作業
Excelを使った帳票作成では、データの取り込みや整形、更新などの作業が手動で行われるため、時間と労力がかかります。特に大量のデータや複雑な集計が必要な業務だと、手作業での負担はかなり高いでしょう。また、入力ミスや計算ミス、数式や関数の修正ミスといったヒューマンエラーを完全に排除することはできないため、データの正確性が損なわれる可能性があります。 - セキュリティリスク
Excelファイルはセキュリティの脆弱性があり、機密性の高いデータを含む場合、不正アクセスや情報漏洩のリスクがあります。メールやUSBメモリ、クラウドストレージなどを通じて容易に共有・移動できるため、それらの情報が誤って外部に漏れる可能性もあります。 - 拡張性の制限
Excelはある程度の規模や複雑さまでしか対応できません。１つのファイルに格納するデータが増えていった結果、処理速度が低下してファイルを開くのにも時間がかかるということがよく起こります。重たいExcelをそのままにしておくと、メモリ不足によるクラッシュを引き起こし、蓄積してきたデータが失われてしまう危険性もあります。
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脱「帳票 by Excel」にBIツール？
前述したExcelのさまざまな問題点を解決してくれるものとしておすすめなのが、BIツールです。もちろんすべてのExcel業務をBIツールへ置き換えられるわけではありませんが、かなり広い範囲のお悩みにアプローチすることができます。まず、BIツールではデータや処理フロー、計算ロジックなどを一元的に管理できるため、集計をはじめとするデータの取り扱いについて属人化を防ぐことができます。そしてデータのインポートや加工、計算、可視化といった作業を自動化すれば、人による手作業の負担を軽減することができますし、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。さらに、クラウド環境での運用やアクセス権設定の柔軟性によりセキュリティリスクを低減でき、大量のデータを処理するのにも耐えられるため、Excel運用でありがちな「ファイルが重たくて動かない」というストレスからも解放されます。
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BIツールに置き換え可能なExcel帳票とは？
では、BIツールへの置き換えが可能なExcel帳票としてどんなものがあるでしょうか。以下、Excel帳票とそれに対応するBIツールのダッシュボードの具体的な例を挙げていきます。
売上実績報告書/経営管理レポート
売上実績データの集計を定期的に行い、それをもとに報告書を作成しているという方も多くいらっしゃるかと思います。Excelで作ったグラフを地道にPowerPointに貼り付けて報告資料を完成させる、というお話もたびたび耳にします。しかしながら、Excelをベースとした報告書の場合、どうしても表現の幅は限られてしまいますし、出来上がる頃には情報が古くなっているということもよくあります。BIツールであれば、日別、週別、年別などさまざまな時間軸での集計が容易にできますし、製品カテゴリ別、地域別といったさまざまな切り口での可視化が可能です。予算データを用意できるのであれば、実績データと組み合わせて予実管理グラフを作ることもできます。また、会社全体の収入、支出、利益といった財務情報のダッシュボードを作成して売上実績データや営業に関わるデータとの紐づけを行うと、経営指標の深堀・分析が素早く行えるようになります。
作業進捗管理表
作業工数や産業の進捗度合い、人員あたりの負荷などを管理するための表もExcelで作られているケースが多いです。BIツールはあくまでアウトプットイメージを出すためのツールなので、作業進捗管理の場合には、すべてをBIツールに置き換えるのではなく、入力はExcel、集計と出力はBIツールといった形で上手く併用していくのがおすすめです。フォーマットがシンプルな表形式に近いほどBIツールへの取り込みがしやすくなるため、入力用のExcelファイルを用意する際には、結合セルやファイルを横断したデータ参照などはなるべく避けたほうが無難です。集計についてはBIツールの機能で自動化できますし、アウトプットイメージの選択肢も豊富に用意されています。ガントチャートであれば進捗を視覚的に把握でき、作業に遅れが生じているプロジェクトがある場合にはドリルダウンで動的な原因分析を行うことが可能となります。
在庫管理表
在庫データは変動が激しいため、リアルタイムで正確な情報を把握できる仕組みが欠かせません。Excelでの手入力作業がある場合には、在庫数の誤差やデータの不整合が生じるリスクが高まります。在庫管理業務はBIツールとの相性が非常に良く、弊社でも「在庫管理をBIツールで運用できないか？」というご相談を受けることが増えてきています。BIツールを使うと、タイムリーな在庫データの可視化ができるのはもちろんのこと、倉庫における商品配置の最適化、棚卸業務の負荷軽減、商品の需要予測、不良在庫の削減など、業務や経営の改善に直結するような幅広いデータ活用が可能となります。また、複数拠点を構えるような会社であれば、各拠点を横断した情報の可視化が実現できるため、地域特性や顧客の傾向などを踏まえた俯瞰的な視点での在庫管理ができるようになります。
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まとめ
ここまで、Excel帳票とそれに対応するダッシュボードの具体例をもとに、置き換えのイメージについて解説しました。独自フォーマットのExcelファイルを“そのままの形で”BIツールに置き換えるのは非常に難しいため、ある程度の妥協が必要になります。便利で使い慣れたExcelを手放すのは厳しい選択かもしれませんが、管理するべき情報の整理や、関数やマクロなどのロジックの洗い出しを行うきっかけになり、結果的にはプラスの効果が見込めるはずです。「“おばけExcel”をどうにかしたい」「現在の帳票について脱エクセルしたい」という帳票 by Excelからの脱却を目指す方は、BIツール導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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