kintoneで資産管理アプリ。どの会社にもあるアプリのタネ

kintone(キントーン)アプリを作成する際、どのようなアプリを作るのか悩まれた事はありませんか？特に総務部門であれば、日々大変な業務に追われている事でしょうし、膨大な情報を管理する必要もあると思います。kintoneアプリで解決できる課題も多いのですが、その分何から取り組むべきか悩ましいところです。そこで、どんな会社でも抱えている情報や課題をどのようにkintoneアプリ化するのか？その結果、どのように業務改善されるのか？についてご紹介していきます。

kintone資産管理アプリのネタは「メンドクサイ」業務

kintoneアプリを作成する時、どんなアプリを作ればよいのか分からないという経験は誰にでもあると思います。柔軟にさまざまなアプリが作れるので、かえって迷ったりします。ところが、アプリのアイデアは意外と身近な所にあるものです。

特に、総務部門であればなおさら、日々「メンドクサイ…」と感じる業務もあるでしょうし、Excel(エクセル)管理している膨大な情報などもあると思います。 こういった業務や情報がkintoneアプリのネタになるのです。

私が「資産管理」アプリを作成したのは、まさに総務部門のこういった状況を目の当たりにした事がきっかけでした。今回は私が作成した「資産管理」アプリを例に、アプリの考え方や利用方法についてご紹介したいと思います。

kintone資産管理アプリはどんな会社でも役に立つ

どんな会社でも、社内で使用している資産はあるはずです。おそらく、何も資産を持たない会社は無いのではないかと思います。例えば、パソコンや携帯電話などのOA機器、机や椅子などの備品、業種によって必要な物品（設備や工事を行う会社であればヘルメットやハーネス、工具など・・、メディア関係の会社であればカメラやモニター等々・・・）でしょうか。

これらについて、自社保有資産なのか？リースしているのか？どこに設置（配備）されていて、誰が使用しているのか？管理者は誰なのか？保守契約やリース契約の有無は？契約の期限は？・・など、一口に資産と言っても、管理する項目はたくさん出てきます。

もちろん、どこまで管理するか？という問題はあります（ボールペン１本に至るまで管理する？）が、ある程度の資産管理は必ず必要になります。これらの管理は、あなたの会社ではどのように実施されていますか？ Excelで資産一覧のような表を作って管理されていますか？それとも何らかの製品やシステムで管理されていますか？

また、管理する以上は設置場所や使用者の変更についても考慮しなくてはいけません。例えば、事業所の統廃合によって設置場所が変更された、といった時。また、Aさんの業務をBさんに引き継いだ為、Aさんが使用していた資産をBさんに渡した場合など、変更した内容を適切に管理できなくてはいけません。私の経験上、このような変更作業をExcelで管理する事はとても大変なように思いますし、この作業にかけていた時間をもっと有益に使えるのではないかと感じます。

私の会社では他社の製品で資産を管理していたのですが、上記のような管理が出来ない、項目が足りないという事もあり、資産管理をkintoneアプリとして作り変えよう！という事になりました。

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kintoneで資産管理アプリを作る前にやっておきたい準備

さて、kintoneアプリを作成する時は、あんな事もしたい！これもしたい！こんな事が出来ると便利だよね！・・・と、機能に対して大風呂敷を広げ過ぎて収集がつかなくなる事もありがちです。そんな時は、必要な機能（アプリの目的として絶対に必要な機能）と、あれば良い機能（本来の目的に直結しないけれど、あれば便利な機能）とを切り分けてみましょう。その上で、まずは必要な機能を実装する事を考える事が大切だと思います。
（kinotoneは必要な機能を後から自分たちで追加していくことも容易です。使いながらアプリを改善して、より良いアプリに育て上げていくことができます。これもkintoneの良さですね）

今回のkintone資産管理アプリを例に挙げると、以下のようなイメージです。
　※あくまでも弊社での基準になります。

【必要な機能】

• 会社として管理が必要な資産一覧
• 資産の区分分け（自己保有資産とリース資産）
• 設置場所、管理者、使用者の明確化
• 保守契約、リース契約の管理
• 購入日（リース日）の管理（経年劣化の予測）

【あれば便利な機能】

• 配備申請、使用者変更申請、返却申請など
• 資産廃棄の手続きなど
• 減価償却の見える化

上記のように切り分けた所で、まずは必要な機能について実装していきましょう。
ここでは、「設置場所の明確化」についてご説明します。

まず、今回作成する「資産管理」アプリとは別に、「事業所マスタ」を作成します。事業所マスタには、会社の拠点をレコードとして登録しておきます。例えば、東京本社や横浜事業所、大阪事業所のようなイメージです。この上で、資産管理アプリにルックアップフィールドを配置し、参照先として事業所マスタを設定します。こうすれば、社内のどの事業所に設置・配備されているのか誤りなく登録することが出来ます。次に、事業所マスタに関連レコードフィールドを配置し、参照先として資産管理アプリを設定します。これにより、どの事業所にどの資産が設置・配備されているのかを視認することが出来ます。

どうようの方法で「社員マスタ」を作成すれば、管理者や使用者の管理も可能です。誰にどの資産が配備されているのかが見える化できるイメージですね。

まとめ

冒頭の通り、日々メンドクサイと感じる業務は多々あると思いますが、それらがまさにkintoneアプリのタネになります。今あなたが触っているExcel資料は、Excelである必要はありますか？Excelでないといけませんか？Excelファイルをメールなどで他の社員の方に転送したり共有したりしていませんか？kintoneであればメールでの転送や共有も不要になります。こういった視点で、kintoneアプリのアイデアを考えて頂ければと思います。

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