2023年02月07日 08:30
テレビCMや広告で目にする機会が増えたサイボウズの「kintone（キントーン）」とは、一体どのようなサービスなのでしょうか。このkintone、実はとても便利で利用範囲の広い優れモノのクラウドサービスなのです。ファンも大変多く、業種や職種を問わずさまざまな企業や組織で活用されています。使う or 使わないの結論はいったん置いておいても、「知らないと損をする」ということは断言できます！
本記事では、そんなkintoneの概要から活用方法、便利な機能までを簡潔にさら～っとご紹介します。
kintone（キントーン）とは？
kintoneとは、サイボウズ株式会社が提供している業務改善クラウドサービスです。「アプリ」と呼ばれる業務システムを簡単に作ることができ、アプリを活用することで、業務の効率化や無駄の削減、チーム内コミュニケーションの活性化などを叶えます。
アプリと聞くと構えてしまうかもしれませんが、専門知識や難しい操作は必要ありません。なぜなら、アプリはノンプログラミングで作成できるからです。フィールドと言われる部品を追加する場合の操作もドラッグ＆ドロップだけです。つまり、kintoneならシステム開発の知識や経験が無くても、誰もが現場のニーズに対応してアプリを作り、さらにカスタマイズできるのです。
なお、アプリに登録するデータは「レコード」という単位で管理され、レコードを構成する項目は「フィールド」と呼ばれています。例えば顧客情報を管理するアプリであれば、1件のお客様の情報が1つのレコードです。そして会社名、住所といったレコードを構成する入力項目がフィールドです。
アプリの作り方には、あらかじめ登録されている100種類以上のサンプルアプリから選択したり、フィールドをドラッグ＆ドロップで配置して0から自由に作成する方法があります。また、業務で使用している既存のExcelやCSVファイルを読み込んで作成する方法もあります。あなたや業務に合った方法で作成・追加してみてください。
まずkintoneというクラウドサービスについてさら～っと説明しました。何となく理解して頂けたでしょうか？
次はアプリの活用について、その次はkintoneの便利な機能についてご紹介していきます。
kintoneはアプリの活用がミソ！
せっかくkintoneを導入するなら業務が楽になってほしいですよね。kintoneにはさまざまアプリや活用方法がありますが、今回は私おすすめの「業務を楽にしてくれるkintoneアプリ活用方法」をご紹介します。まずはデータが視覚的にわかりやすくなる「集計・グラフ化」の活用です。
集計したいデータを条件として設定し、グラフとして表現できます。グラフには棒グラフや円グラフ、折れ線グラフなど様々な表現方法があり、過去から現在までの変化や割合を一瞬で確認することが可能になります。また、グラフにした結果の共有や保存もできるので、業務の改善や向上に役立つはずです。
kintoneにデータが集まれば、さまざまな「見える化」ができるようになります。今まで個人のExcelやノート、頭の中などにバラバラに存在していた情報が集まり見える化できるのです。これはデータ活用への大きな第一歩となることでしょう。
アプリ活用のポイントとして「まずはレコード内容を充実させよう」と考えるのもアリですね。充実したレコード内容が整備できれば、kintoneに集まる情報/データも充実していきます。
レコードを構成するフィールドは数多くありますが、その中でも本記事作成者的「ぜひ…‼」なフィールドを３つご紹介します。
- 関連レコード一覧
- ルックアップ
- プロセス管理
１つ目は「関連レコード一覧」フィールドです。
条件に一致したレコードを一覧で表示できます。別々のアプリ間をまたいで参照できるため、過去のやり取りや履歴を確認したい場合に便利です。断片的になりがちな情報が一覧形式で分かるようになるので、社内の情報共有にも有効です。
２つ目は「ルックアップ」フィールドです。
指定したアプリから別のアプリにデータをコピーできます。入力内容を取得してくることで、データを入力する手間が省かれ、入力ミスも防止できます。入力するユーザーにとって嬉しい機能です。
３つ目は「プロセス管理」フィールドです。
一般的に「ワークフロー」と言われる機能です。交通費や立替金などの申請・承認作業を楽にしてくれます。kintoneアプリではプロセス管理（ワークフロー）の設定ができ、申請が埋もれないように承認者側にはポータル画面に「未処理」という枠が作成され、通知が飛んでくるようになっています。申請者や承認者の設定、ステータスの確認もできるので、是非使ってみてください。上手に使えばペーパーレスやテレワークの実現に大いに貢献してくれるはずです。
ノーコード・ローコードのkintoneで内製化
を実現する方法 資料のご紹介
kintoneが叶える、便利なおすすめ機能3選
kintoneの魅力はもちろんアプリだけで終わりません。他にも様々な機能がありますが、その中でも本記事作成者的「便利なのでは…‼」な機能を3つご紹介します。
- スペース
- モバイル版
- プラグイン
まず、「スペース」です。
チーム単位でコミュニケーションがとれ、必要な情報やアプリを共有することができます。企業間を越えたメンバーがいる場合、社外メンバーには「ゲストスペース」というスペースが作成されて情報が共有されます。ゲストスペースは必要以上の情報にはアクセスできないよう管理可能なので、社内の情報が洩れる心配はありません。
次に、「モバイル版」です。
パソコンに限らず、スマホやタブレットからkintoneにアクセスすることができます。移動中や席を外している場合でも、通知や連絡を受取ることができるのでコミュニケーションが捗ります。また、セキュリティ対策もとられているため、不正ログインを防ぐことができます。
最後に、「プラグイン」です。
プラグインを利用すればアプリの機能を拡張し、より一層実現したいニーズに近づくことができます。プラグインはkintoneをスタンダードコースで契約している場合のみ利用できますのでご注意ください（kintoneには安価なライトコースと全ての機能が使えるスタンダードコースがあります）。アプリの活用方法がぐっと拡がるのでとても便利です。ゲームに例えるなら課金アイテムです。是非手に入れたいですよね。（※無償のプラグインもあります）
プラグインも様々な種類が用意されているのでぜひ調べてみてください。
ご参考にサイボウズ株式会社の「拡張機能」のページをご紹介しますね。
サイボウズ社ページ：拡張機能で、さらに広がるキントーンでできること
まとめ
kintoneについてさらっとご説明しました。どうでしょう、少しでもご理解の助けとなりましたか？
今回紹介した機能などはほんの一部ですので、30日間のお試しなどを利用してkintoneを操作してみてください。IT化の推進にはまず、行動ですね！その一歩として気軽に使えるkintoneは間違いなくおすすめです。
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