総務アプリ作成のコツ！キントーン活用のヒント

キントーン(kintone)アプリを作成する際、どのようなアプリを作るのか悩まれていませんか？どんなアプリが業務に役立つのか？ 総務や人事のDX実現のために役立つのか？等を考えすぎて、なかなかアプリ作成に進められないこともあるかと思います。しかし、実は身近なところに総務や人事のDXに役立つキントーンアプリのヒントがあります！そこで、私が初めて社内キントーン(kintone)でアプリを作成した際のエピソードも添えて、アプリ作成時のヒントを紹介していきます。

総務アプリを作成するきっかけは「全社的に使えるアプリを作って！」

数年前、私が弊社内のとあるタスクチームにアサインされて、様々なグループウェアのうちの一つとしてキントーン（以下、kintone）の学習を進めていました。時を同じくするちょうどその頃、弊社でもkintoneが導入され始めていました。
ところが、kintoneは導入したものの、通常業務以外に新しいグループウェアを覚えるというのは社員としてもハードルが高く、社内での利用が思うように推進できていない状態でした。

そんな状態が２ヶ月ほど続いたある日、私は上司から「全社的に使えるアプリを作って」との指示を受けました。
「これまでkintoneに触れていない人でも利用しやすく、かつ全社的に利用できるアプリ、欲を言えば、kintoneに対して興味を持ってもらえるようなアプリを作るように」ということです。

私なりに様々な案を考えてみましたが、「Cybozuのkintone研修で作ったようなアプリだと、単純すぎて使ってもらえないかな。」「全社的に使うとすれば、やはりワークフロー（申請・承認）もの？稟議や物品購入の申請書は既存の仕組みがあるよね・・・。」いった考えの堂々巡り。
要件が漠然とし過ぎていることもあり、「どんなアプリを作ればいいのだろう・・・」と正直途方に暮れていました。

総務部からアプリのヒントが飛び込んできた

指示を受けてから数日経ったころ、私はいまだ堂々巡りから抜け出せずにいたのですが、思わぬところからアプリのヒントが飛び込んできました。
それは、総務部からの１通のメールでした。

内容は、健康診断の日程調整のメールで、「添付されているExcelファイルに希望日を入力して返信してください」というものでした。
何気なく、例年通り希望日を入力して返信しようとしたところ・・・「ちょっと待てよ？健康診断は社員全員が受けるものだよね？」「日程調整ということは、希望日が重複した場合には再調整が必要だよね？」「総務部にとっては毎年のことだし、思っているよりも手間がかかるよね？」と考えるうち、これをkintoneで総務アプリにしたらどうだろう？と閃きました。

これならば全社的に利用できますし、もともとExcelでやり取りしていたものなので初めての人でも利用しやすいかもしれない・・・見せ方によっては、kintoneに対して興味を持ってもらえるかもしれない！

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総務アプリを開発した効果は、手間の軽減だけじゃなかった

総務のアプリ案を思いついた私は、早々にアプリの概要をまとめて上司に説明し、承認を受けてアプリ開発に着手しました。kintone上の総務アプリに希望日時と医療機関を入力して、カレンダー形式で一覧表示するという単純なものです。希望日時が埋まっている場合はユーザー自身で分かりますので、再調整の必要も無くなります。総務部としても、「いつまでに健康診断の日時を入力しておいてください。」とメールをすれば良いだけなので、手間はかなり軽減されたと聞いています。

とは言うものの、当時の私はkintoneの学習を始めてまだ数ヶ月ほどでしたので、今にして思えば、まだまだ改善の余地のあるものでした。けれど、それで良いのだと思います。
kintoneにはプロセス管理（ワークフロー、申請、承認）機能や、リマインダー機能など様々な機能がありますが、そういった機能にとらわれずまずは作ってみること、そして使ってもらうことが大切なのだと思います。
作ってみると自分のスキルアップにも繋がりますし、何より自分自身kintoneに対して興味を持つことができました。
また、使ってもらうことで社内的にも「kintoneを運用する」という意識が芽生えたように思います。特に総務部からは「毎年の手間が一つ減った」と大変喜ばれましたし、これが一番大切なことなのだと思います。

総務アプリで使えるワークフロー（申請・承認）拡張もアリ！

先に書きました通り、当時の私はまだまだスキル不足であり、今にして思えば機能不足な点も多々あります。そこで私が取った方法は、実際に使ってもらってから次年度までの間にバージョンアップを行うというものです。使ってみると、総務部からは「確かに手間が減っているけれど、もっとこうしたい。こんなことが出来るともっと良い。」という要望が出てきます。人の要望って際限が無いですからね（笑）。
これに対して、次年度までの間にバージョンアップを繰り返した結果、今ではリマインダー機能によって健康診断の１週間前に通知したり、「健康診断医療機関」をマスター化して、医療機関を選択すると受診可能時間帯を表示したり、ワークフロー（申請・承認）を柔軟に利用して「日程確定」に利用したり、色々な機能拡張を行っています。
このようにアプリを実際に使ってみて、後々に機能拡張が出来るのも、kintoneの一つの強みだと思っています。

まとめ

kintoneアプリを作成する際、どのようなアプリを作れば良いのか？どんなアプリが業務に役立つのか？を考えすぎて、最初の一歩がなかなか踏み出せない・・・ということもあるかと思います。ところが、私の事例のように、今までExcelで当たり前に行っていた業務をkintoneに置き換えるというのも一つの案ですし、情報共有という意味ではこれだけでも大きな意味があります。特に総務や人事の方々は、手間のかかる業務（言葉を選ばずに言えば、「メンドクサイ業務」）が多々あるかと思います。これらのメンドクサイ業務をkintoneのようなデジタル技術に置き換えることが、昨今叫ばれているDXの第一歩なのではないかと思います。
難しく考え過ぎず、日々メンドクサイな・・・と思う業務をkintoneアプリ化してみては如何でしょうか？

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