2022年04月15日 07:30
近年では、DX（デジタル・トランスフォーメーション）というワードが飛び交っています。
総務・人事部門で働いている方々もこのDXという言葉を耳にしたことがあると思います。
しかし、「実際に何をすれば良いの？」そう感じる方も多いのではないでしょうか？
本記事では、このような人事・総務部門の方へ向けて、キントーン(kintone)というソリューションの使い方を解説し、総務・人事部門のDXの進め方をご紹介します。キントーンで始める、総務・人事DX の第一歩を一緒に踏み出しましょう！
「総務でキントーン」活用の心得１：人事総務DXの必要性とは？
人事・総務部門でもDXの推進は必要なのでしょうか？答えは当然YESなのですが、なぜ必要なのかを考えてみましょう。
例えば、給与計算や労務管理などをまだExcelや紙を使って業務をしていて手間がかかり、無理に出社しなければならない場合です。この問題は、DXを進めることで脱Excel、ペーパーレスを実現し、解決できます。これにより業務時間も短縮され、担当者の負担も削減できます。
人事・総務部門でDXを進めると、従業員の情報を一元管理して見える化をすることが可能となり、データ活用に使えます。その結果、従業員を適材適所で配置できます。
また、採用活動のシーンでも自社に足りないスキルを持っている人材だけに絞って募集をかけるなど、さまざまな効果を実感できるでしょう。
では実際に上記のような効果を実現するためには、どのようにDXを進めていけばよいのでしょうか？
次にキントーンを例とした総務・人事DXの進め方について解説していきます。
「総務でキントーン」活用の心得２：IT未経験者でも簡単！アプリの作り方
最初に、キントーンの概要を説明させていただきます。
キントーンは、「バラバラな情報の一元管理」、「業務や社内コミュニケーションの見える化」を実現することができるクラウドサービスです。
今までExcelやメールで管理していたみなさんは、煩雑だったデータをキントーンに移行し、一元管理できます。また、その移行したデータを社内メンバーで、共有・編集することが可能となっております。そうすることで、メンバー同士で持っている情報がズレることなくリアルタイムでコミュニケーションが取れます。過去のやり取りや変更履歴なども確認できるので、営業の引継ぎもスムーズに行えます。
他には会社で使用されるモノの管理や、社内イベントの企画運営など、数えだしたらキリがないくらい活用方法があります。ユーザーのカスタマイズ次第では、業務で大きく活躍できるようなソリューションとなっています。
そんなキントーンですが、IT未経験者の方でもノーコード、マウス操作のみで最短10秒でアプリを作成できます。
私自身ITに関しては疎く、キントーンが初めて学んだクラウドサービスといっても過言ではありません。それでも簡単にアプリを作ることが可能で、それらを日々の業務で使用しています。
アプリの作成方法は「Excel、CSVファイルをそのままアプリ化する」「キントーンアプリストアから作成する」「マウス操作で自由に作る」など、様々な方法があります。
例えば、今まで使っていたExcelやCSVのファイルをそのままアプリにしたい場合は「Excel、CSVファイルをそのままアプリ化する」、テンプレートを参考にしつつオリジナルのアプリを作りたい場合は「キントーンアプリストアから作成する」という風に、作成方法を使い分けながら、業務で活躍できるアプリを作っていきましょう！
次に、アプリを作成した後どのように社内に広めていけば良いかを見ていきます。
ノーコード・ローコードのkintoneで内製化
を実現する方法 資料のご紹介
「総務でキントーン」活用の心得３：運営していくうえで大事なこととは？
第一に、キントーンはアジャイルに業務改善をした方がより効果が出やすいです。まずはアプリを社員に公開して、現場からのフィードバックをもとに細かいアプリ改善をしていきましょう。
そうすることで、小さい業務の変化にも素早く対応できます。
また、キントーンは「業務や社内コミュニケーションの見える化」を実現するサービスですので、なるべく全社員に情報をオープンしましょう。一定の社員にしか知られてはいけない情報のみアクセス権限を設定し、そのほかの情報はすべて公開するのです。そうすれば立場や年齢の離れた社員同士でもコミュニケーションを図ることができ、より柔軟な発想が生まれることでしょう。
ここで前述した内容を踏まえ、「社員名簿」アプリを使った一例を考えてみましょう！
【社員名簿アプリ（例）】
- 人事部門の方が個人情報や配属地域、社内での立場などを登録した社員名簿アプリを作成し、
公開する。 - 数日後、人事の他メンバーから社員を入社日順にソートしたいという要望がきた。
- これを受けたアプリ作成者が社員の入社日をアプリに追加する。
→キントーンのソート機能を使い入社日順に社員をソートすることが可能に！
キントーンのノーコードで簡単にアプリを作成できる特性を生かした、一例でした。小さい要望でもいいので、社員の声を聞きながらアジャイル的に素早く改善を行っていき、より良い環境を作っていきましょう。
まとめ
「総務でキントーン」活用の心得と題しまして、ご紹介しました。
キントーンの概要からアプリの作成方法、業務改善の仕方を中心にご説明してきました。
DXというワードだけではどのように進めていけば良いかわかりにくいですが、キントーンという具体的なソリューションをご紹介させていただいたことで、少しイメージが湧いてきたのではないでしょうか？
DX対応によりIT開発の人材不足という問題も出てきますが、キントーンはノーコードでアプリを作成できます。よって人事・総務部門にIT開発ができる人材がいない場合でも対応が可能です。
是非、本記事をご参考いただいて、総務・人事のDXを進めていただけたらと思います。
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