補助金と助成金の違いとは？DXで賢く使える方法を紹介

近年、人事・総務部門が社内のDX（デジタル・トランスフォーメーション）推進の中心になるケースが多い反面、人事・総務部門自身がDXを実現できていないケースも多いです。人事・総務部門がDXを実現できていない理由として、間接部門のため費用を計上しづらい、予算がないといった費用面の問題が挙げられます。
そこで本記事では、人事・総務部門がDX実現のための費用を生み出す手段と助成金活用方法について解説します。補助金と助成金の違いについても触れていきます。

社内DX実現のためにはお金がかかる？かけない方法はないの？

DXという言葉はもう聞き慣れた、いや聞き飽きたといっても良いほどになっています。そのような中、御社はDX推進に向けた取り組みは実施できていますか？いや、DX実現の一歩を踏み出せていますか？
社内DX推進部門はこれまで会社全体の業務を担ってきたことや各部署の橋渡しを担う役目を果たしてきました。そしてDX推進の中心メンバーとなって、DX実現に向けた活動に取り組む企業が多くなりました。

昨今では「戦略人事総務」などと言われ環境が変わりつつあり、DXを推進できる環境が整ってきたと言えます。しかし、クラウドやシステム導入、さらにはAIの活用、デジタル化に必須のセキュリティツールなど…DX実現にはお金が必要です。多くの企業の実態として、DX推進部門で課題となるのもまたお金です。特に、人事・総務部門は、間接部門であるがゆえ費用計上をしづらいために予算もあまり取れず、DXどころかITツールの導入すら程遠い企業も少なくないと思います。そこで、お金をかけずにDXを実現できる「助成金活用」をご提案したいと思います。

何事もお金はかかるものと理解していても「支出は最低限にとどめたい」と思うのが世の常人の常です。では、お金をかけずに社内DXを実現することは可能なのでしょうか。
そのご質問には「はい、うまくやれば可能です！！」とお答えします。実はお金をかけずに、社内DXを実現できる方法があるのです。最低限ではなく、「お金をかけずに」を実現できる方法です。その方法が「助成金活用」です。
では、なぜ助成金なのか。ヒントは、助成金の制度の中身にあります。補助金も助成金も申請にかかる煩雑な作業からは逃れることはできませんが、一回の申請で受給できる金額が異なります。詳しくみていきましょう。

補助金と助成金の違いとは？

まず補助金についてご説明します。
補助金は経済産業省や自治体が交付するものです。設備投資や法改正対応などを目的に使えるお金になり、審査を通過し採択されると、実際に設備が導入されたことの確認や報告が義務付けられます。設備導入が認められて始めて補助金が交付されるというハードルの高い制度なのです。私は、過去５年間補助金担当として活動してきましたが、補助対象額が設備投資額に対して２／３などという最大数百万円～一千万円と、高額な補助金交付の可能性があり、過去に活用された方も多くなってきていることを感じます。しかしその反面、ハードルの高さから補助金活用を断念する企業も数社ありました。

助成金はというと、管轄する省庁は厚生労働省になります。助成金は働き方改革への対応や社内制度の整備など社員に向けた投資に使える制度です。もちろん報告も義務付けられていますが、基本的には審査がなく、条件を満たしている企業が、正しい手順で申請すれば、先着順で原則支給されます（ただし支給は予算（財源）内の場合に限る）。よって、比較的難易度が低く利用ハードルは下がります。助成金は１回の申請で受給可能な金額は数十万円～と、補助金に比べて低くなるため、活用されるお客様が少ないことも現状です。しかし、助成金は複数の制度を組み合わせると１企業につき、50万～500万前後受給できるものでもあります。

では、お金をかけずに社内DXを実現する方法が、なぜ助成金活用なのでしょうか。ヒントとして、助成金の制度の中身を挙げましたが、答えは「利用用途」なのです。
補助金は、設備投資に対して交付される制度とお伝えしましたが、どんな設備を導入したのか、本当にその設備に対しての支払いがなされたかが問われます。ところが助成金は、身近なことで助成金を受給できます。例えば従業員が外部研修を受講すれば30万円、育児休暇を取得させれば57万円というように、何に使うかではなく、どう社内制度を整備したかが問われます。さらに受給した助成金の利用用途は問われません。これらの理由から助成金活用をオススメしています。
支給対象となる事業主一覧は以下です。

メリットや活用のポイントを分かりやすく解説！
AIチャットボット 社内活用入門ガイド

社内DXへ向けての助成金活用方法

では、人事・総務部門は社内DXへ向けて受給した助成金をどのように活用していけばよいでしょうか。例えば従業員に外部研修を受講していただき会社は30万円を受給します。そのお金の利用用途は問われませんので、30万円でITツールを購入しても良いわけです。

さらにここからは、人事・総務部門の現状と課題を見ていきながら、解決策を考えていきたいと思います。以下の課題にひとつでも当てはまる場合は、助成金活用を視野に入れていただければと存じます。

【人事・総務部門のよくある課題】

1. 日々業務に追われている
2. 属人化、ブラックボックス化しており担当者が休むと業務が止まる
3. 経営層から指示を受けて施策を実行している（無茶ぶりへの対応）

これらを解決解消するために必要な手段は、下記３つです。

【解決策】

1. 先端技術の活用
2. 徹底的なデジタル化
3. 内製化

ここでポイントとなるのが、「時間」と「技術」です。
一つ目は、「時間」です。「時間をかけないこと」、「時間を生み出すこと」が大切であると感じます。特に中小企業の人事・総務部門は、多忙な毎日を過ごしています。業務のデジタル化やDXについて時間をかけてじっくり考えたい！という声もお聞きする反面、人員不足や社内からの問い合わせ対応などに追われ、時間がない、自身の業務すらままならない、といったお声を聞きます。解決するためには先端技術の活用で人の代用を行い、徹底的なデジタル化によって省力化、自動化していくことが不可欠となります。

二つ目、人事・総務部門では、ITに詳しい人が多い企業は少ないため「技術力が不必要」もしくは、「人事総務部門のご担当者様でも身につけることのできる技術」であるかどうかもポイントになりうると思います。DXは何かを実行して終わりではありません。継続した改善を行っていくことが必要となりますが、お金もかかります。情報システム部門の協力も最低限に、ITツールの管理・運用を行っていくことのできる内製化の「技術」もポイントとなります。技術を習得することで、内製化に繋がります。

そこで、「時間」と「技術」の壁を超えることのできる、人事総務部門がすぐに始めて、すぐに使えることのできる『人事・総務部門のDXソリューション』のご紹介です。人事・総務部門のDXソリューションは、「AIチャットボットと共に、デジタル戦略人事総務へ変革」をキーワードに、学習済AIチャットボットと人事・総務申請業務をつなげる仕組みです。
これまで通常業務に集中できなかった社内問い合わせ対応などの割り込み業務をAIチャットボットが対応します。また住所変更や婚姻などの手続きの問い合わせをAIチャットボットが対応し、さらには人事系申請テンプレートへ誘導し、正しい申請へ導きます。

AIチャットボットにより社内の問い合わせ業務を省力化・自動化し、さらには申請手続きへも誘導することで、人事総務部門は「時間」を生み出すことができます。人事系申請テンプレートは無償提供であり、「技術」も必要ありません。

まとめ

いつも多忙な人事・総務部門は、ユーザーからの問合せに対応し、社員サービスを推進してくれています。人事・総務業務の対応や情報管理は重要な仕事です。しかし本来のあるべき人事・総務部門の仕事は業務の課題を見つけ、どの課題に人や時間を注力させて改善するか？を考えることが重要です。つまり人事・総務部門の戦略を立案し、実現しなければならないのです。これが「戦略総務」や「戦略人事」の姿であり、その実現にはDXへの取り組みが必要です。

「でも本当に時間がないのです・・」「予算がありません・・」という切実な声が聞こえてきそうです。これまでも人事・総務部門は業務の効率化のために、ITシステムやクラウドサービスを導入し、業務改善に取り組んできたはずです。それでもこのような状況が人事・総務部門の現実なのでしょう。
ならば、デジタルの力とAI活用で時間を創りだし、戦略を考え、実行できるように、そのために助成金を活用してみてはいかがでしょうか？助成金を賢く利用して、人事・総務部門が生き生きと働ける社内DXを実現して頂きたいと思います。影響力のある人事・総務部門がDXで輝けば、全社が元気になっていくはずです。そのためにこそ助成金があるのだと言えるでしょう。

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