チャットボットで人材育成！？生産性を上げる仕組みとは

昨今、DX（デジタルトランスフォーメーション）に取り組まれる企業様が増えている中、人事・総務部門におけるDXにも注目が集まっております。特に人材育成のデジタル化を進めるなど、多くの企業様が効率化を図るための取り組みを行っています。ただ同時に「人材育成のDXって、そもそも何をやればいいのか？」「目に見える、明確かつ定量的な成果が出るのか？」などというご相談も非常に多くいただいております。企業にとって重要なヒト・モノ・カネの中の一つでもあるヒトの部分に関するご相談です。そこで今回の記事では、人材育成を効率良く、かつ成果を上げていくためのDXについて、そのポイントをお伝えいたします。

人材育成のプログラムを構築する際のポイントとは？

DXが様々な企業様から注目されるようになってきました。その中でも人事部門のDXに取り組まれている企業が増加傾向にあります。しかし最近、いろいろな企業より下記のような質問をいただきます。

「人材育成のDXをしようとした時、何をやればいいのか？」

もちろん、効果が出るやり方は企業によって異なりますし、「コレをやれば大丈夫！」という絶対的な正解なんて存在しません。当たり前ではありますが、状況や課題感に応じてやるべきことは異なってまいります。
ただ状況が違っていても、人材育成のプログラムを構築する際に考慮すべき共通のポイントが３点あります。

【人材育成のプログラム構築のポイント】

• 目的（なぜ人材育成を行うのか？）を具体的に言語化する
  育成の目的は企業様ごとに異なりますが、例えば新入社員のスキル向上や現場リーダーの育成などが考えられます。目的が具体的だと育成プログラムの方向性や評価基準が明確になり、成果の可視化が容易になります。
  
  
• 「いつから（起点）？いつまで（期限）？」という期限を設ける
  育成の期限があるとプログラム全体の効果的な運営が可能となり、組織の成長や人材育成の効果向上が期待できます。また、参加者自身も進行状況を把握しやすくなり、期間内での目標達成に向けて積極的に取り組めるようになります。
  
  
• 必要なリソースを検討する
  目的と期限が決まっても適切なリソースが提供されなければ、目標の達成は難しくなります。例えば社内実施の場合、指導役は誰か、どんな教材を使うのか、期限内にそのリソースは利用可能なのか、検討すべき項目は多岐にわたります。たくさんある選択肢の中から、人材育成の目的と期限に合わせて適切なリソースを検討してください。

非常にシンプルです。「え？そんなこと？？」と思われた方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、この３点が明確になっているかがカギとなります。

今、ご検討いただいている or 実施されている貴社人材育成のプログラムは、目的が明確になっていますか？またゴールから逆算をして、いつからいつまでにその育成に取り組むのか？明確なリミットは決まっていますか？実施に必要なリソースは足りていますか？この３点が欠落していると、せっかく時間とお金をかけたとしても望むような効果が得られる可能性は低いかもしれません。人材育成のプログラムを構築する際にこれらのポイントをしっかり押さえ、確実に成功へ近付きましょう。

人材育成に長期的に取り組むメリットとは？

人材育成において、後手に回っていらっしゃる企業が多い印象があります。その理由として、人材育成は効果が出にくいこと、あるいは効果が出るまでに時間がかかることが挙げられます。どうしても即効性を求め、目に見える結果を求めがちになってしまう部分もあるかと思います。
しかし組織の土台は「ヒト」であるということは間違いありません。長期的視野で取り組む重大な課題ととらえるべきです。

人材育成の長期的メリットを考えるときに、「ヒト」の育成に投資した時間やリソースが将来的な効果につながり、組織全体の発展に寄与する可能性を見逃してはなりません。

人材育成による一般的なメリットですと、

• プレーヤー視点：特に新入社員が１日でも早く戦力化できる
• マネージャー視点：マネジメント側の負担が減る（部下・メンバーが自律して業務に取り組めるようになるため）
  などが挙げられるのではないでしょうか。

皆さんのお考えはいかがでしょうか？
つまり、育成して成長すれば、組織のみんなが幸せになるのです。

ここで忘れてはいけない、大事な視点があります。
それは、人材育成は永続的に取り組んでいくべき取り組みだということです。
先にもお伝えしました通り、多くの場合、人材育成は短期間で効果が目に見えて出てくるものではありません。そのため、一時的に取り組んだ後、止めてしまうケースがあるのです。例えば、野球やサッカーなどのスポーツでも、よほどの才能が無い限り、目に見える結果（試合で活躍する、勝てるなど）が出るまでに、ある程度の時間は要してしまうものです。

では人材育成で効果を出すために欠かせないものは何でしょうか？
それは「繰り返す」なんです。例えば、何かを習得しようとする際の動作の繰り返しです。エビングハウスの忘却曲線によると、人は覚えた内容を１日経つと７４％忘れてしまうと言われています。特に新入社員は入社してから社内手続きのやり方や業務で使う知識など、覚えることが膨大にあるでしょう。そのため一度覚えたり、教えてもらったりした内容でも忘れてしまうかもしれません。上司や先輩から教えてもらったことをしっかりと習得するためにも、常に「繰り返す」仕組みを構築するのが大事になってきます。

メリットや活用のポイントを分かりやすく解説！
AIチャットボット 社内活用入門ガイド

チャットボットによる人材育成の効果的な仕組みとは？

上述の通り、人材育成で重要なのは「繰り返す」ことだとお伝えしました。
ただし、その繰り返しにおいては、場合によって指導する上司・先輩の工数を奪うケースもあります。指導する側も自分の仕事を持ちながら、新入社員の指導もしなければいけません。それが長期にわたると、大変な負担になるケースもあります。例えば、新入社員が何度か同じ質問をした際、その度に上司・先輩は自分の仕事の手を止めて、指導をされるかと思います。もちろん、疑問について質問するのは、悪いことではありません。しかしそれによって自分の仕事も止めてしまい、その結果、仕事全体の生産性が落ちてしまっては本末転倒です。

それを解消する一つの手段として、AIチャットボットの活用が挙げられます。AIチャットボットを活用するメリットは指導者が自分の業務に集中しながら、同時に新入社員の質問にもきめ細かく対応することができる点です。さらに、AIチャットボットは長期にわたって24時間365日対応可能であるため、指導者が不在の場合でも新入社員のサポートを継続できます。

よく受ける質問にAIチャットボットが代わりに回答してくれるだけで、

• 上司や先輩は繰り返し受ける質問で自分の仕事が止まらないので、生産性が落ちない
• 新入社員は、いつでも、自分のタイミングで自分の疑問点を解決できる

など、上司・先輩と新入社員の双方にとってメリットを生みます。

このような仕組みを整えれば人材育成のDXの一つになるのではないでしょうか。

チャットボットが人材育成の心理的ハードルも超える

そして仕組みと同様に忘れてはならないのは、質問に対する心理的なハードルです。新入社員時代、質問するのに勇気が必要だったという経験をお持ちの方も少なくないでしょう。聞きづらいと感じたり、何度も同じ質問をすることに対する心理的ハードルは高く、その結果、情報を得るタイミングを逃してしまう恐れがあるのです。

「上司が怖くて聞けない」「先輩が忙しく声が掛けづらい」「聞ける雰囲気ではない」「プライドが邪魔して聞けない」など、質問がしづらいと感じる状況は様々ですが、入社したばかりで人間関係ができていない時期は特に相手に配慮し過ぎてしまう場合もあるようです。さらに近年、増えてきたリモートワークを取り入れた企業様では、「上司、先輩へ気軽に雑談・相談することができない」若手が約9割という調査結果もあるほどです。

実はこの「聞きづらいので質問ができない」状況を打破するにもAIチャットボットが役に立ちます。AIチャットボットを導入することで、何度でも同じ質問を躊躇なく繰り返すことができ、それが職場での成長や学びにつながる環境を生み出します。また、AIチャットボットは人間の上司や先輩と異なり、登録してあるデータから常に一貫した情報を提供してくれますので、不要な混乱を防ぐ効果も期待できます。新入社員はAIチャットボットを頼りにして、自分のペースにあわせて必要な情報を入手できるので、ストレスを感じずにスムーズに業務に取り組むことができるのです。

また、AIチャットボットは上司や先輩への質問の仕方そのものを一緒に考える良き相談相手にもなります。新入社員のうちは不明な点をどんな風に質問すればいいか、悩む場合もあるでしょう。AIチャットボットと相談しながら質問のコツを習得してもらうことは、質問に対する苦手意識の払拭にも活用できます。

さらにAIチャットボットを活用した新入社員のサポートは、単なる心理的ハードルの解消だけでなく、組織全体の情報共有や学習文化の醸成にもつながります。AIチャットボットを介した質問は履歴が残っていきますので、将来的なFAQ作成やトレーニングプログラムの改善に役立てることが可能になります。新入社員の育成を支援するチャットボットの活用は、人材育成だけでなく、組織の成長と発展に貢献する重要な施策となるでしょう。

まとめ　チャットボットは人材育成の手段であることを忘れずに

ここまで社内ＤＸの取り組みの一つでもある人材育成の生産性を上げる仕組みづくり、AIチャットボットの活用についてお伝えしてきました。
最後になりますが、人材育成の仕組みは一度構築したら、それで終わりではありません。なぜなら、どんな仕組みでも実際に取り組んでみると多かれ少なかれ修正点が発生しますし、時間の経過と共に取り組むべき内容は変化していくからです。そして、人材育成におけるAIチャットボットなどITツール活用はあくまでも手段の一つでしかないということをお忘れなく。

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