2022年04月15日 07:30
近年働き方改革法案の制定により、柔軟な働き方や長時間労働への是正など、より良い労働環境の提供が更に求められています。テレワークもその選択肢の一つです。テレワークを推進したいと考える企業の中には、人事・総務部門から積極的に取り組みを希望するケースが多いです。しかし、人事・総務部門は業務の中心的存在であり、書類や管理作業が多い為、出社を余儀なくされているのが現状です。弊社でも同じ問題に直面しましたが、総務・人事部含む95％以上の社員の在宅勤務が実現しました。そこで、フレキシブルな働き方を探求している総務・人事部門の事例をご紹介します。
テレワークから始める働き方改革×DXへの一歩へ
「ニューノーマル」と呼ばれる新しい時代に対応する為に、今までの働き方を変える必要が求められています。オフィスに行って仕事をするのが当たり前だった働き方から、自宅やカフェなど場所や時間にとらわれない柔軟な働き方へとシフトしています。国や政府も企業がテレワークを実施できるよう補助金を活用した支援を進めています。企業がテレワークを定着する事により大きなメリットを生むことができます。「通勤費やオフィスコスト削減」「企業イメージ向上」「優秀な人材を確保」「育児・介護による離職率改善」など企業基盤の強化にも繋がっていきます。
しかし、テレワークを実施した事が無い企業や実施したけど定着しなかった企業もあるはずです。テレワークを導入するには、PCやネットワークの整備、社員間のコミュニケーションツールの選定などが必要です。ただ環境を整えただけでは十分とは言えません。書類の電子化ができておらず、オフィスに行かないと業務を進められないなど、課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。そういった問題を可視化して業務フローを見直し、デジタル化へと移行する事がテレワークを可能とする環境となり、必然的にデジタル技術の活用へと繋がっていき、※DX（デジタル・トランスフォーメーション）化への一歩を踏み出せる一つの方法です。
※DXとは、新しいデジタル技術を使い、新ビジネス創出や新しい業務改革を実現することです。AI（人工知能）、IoT（Internet of Things）、RPA自動化（Robotic Process Automation）など。
なぜ、総務・人事部門だけ出社をするケースが多いのか？
テレワーク導入実現に向けて、社内の各部署がテレワークの意義を理解し、導入が円滑に進む体制が必要となります。テレワーク導入の中心的存在となる部門では、情報システム部門や経営企画部門などのイメージがありますが、就業規則に関する社内精度や人事評価制度の見直しが求められる為、総務・人事部門が中心となって推進するケースが多くあります。理由としては、就業規則やテレワークにおける社員の評価制度を明確にしておかないとトラブルの原因となり、余計な混乱を生じさせ、かえって非効率となる可能性もあります。総務・人事部門は、テレワークに関する社内ルール作りの中心的で重要なポジションに位置されます。
テレワークの形態は日々新しいスタイルが生まれています。現在では「在宅勤務」「リモートワーク」「サテライトオフィスワーク」「モバイルワーク」がメインとなっており、働く場所についても詳細に取り決めなければなりません。その他にも、勤怠・労務管理やテレワークを実施していく上での研修なども挙げられます。社員自身で労働管理を委ねる分、出退勤や作業時間が把握しづらくなる為、勤怠管理の対策も必要となります。
また、大きく労働環境が変化し困惑する社員も多くいます。テレワークへの理解を深める機会を設ける上でも、意識改革も含めた研修を実施するのも望ましいでしょう。テレワークに対応できるシステムやセキュリティについては、情報システム部門と連携をとりながら平行して進めていきます。
全社的にテレワークへの理解を得られ、いざテレワークを実施する際には、効果検証を踏まえ、トライアルとして週1～2週程度での運用が無難と考えられています。では、テレワークを導入しやすい部署はどこでしょうか？業種にもよりますが、情報システム部やマーケティング部といったPCとインターネット環境があれば業務が可能な部門からスタートしている企業が多くあります。
本来であればお手本として総務・人事部門からスタートするのが望ましいと考えられますが、総務・人事部門がテレワークを実施するには大きな障壁があります。「郵便物の対応」「代表電話対応」「契約書の押印」「オフィス環境整備」「入退社関連の対応」など非常に多岐にわたり、業務の中心的存在であり、書類や管理作業が多い為、出社を余儀なくされているのが現状なのです。
メリットや活用のポイントを分かりやすく解説！
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総務のテレワーク化を実現する秘訣
総務・人事部門のテレワークが難しいと言われている背景としては「紙」文化や郵便物の対応など、他部署では対応しない仕事を総務部門で引き受けるケースがあります。そのため出社を余儀なくされている方が多く、「総務・人事部門は社内でしか業務ができない」という固定概念を変えられずにいる企業もあるのではないでしょうか。いざ実施を考えても、「総務のテレワーク化を実施したいけど、何からしたらいいのか分からない・・・」と行き詰まるケースも意見として多くあります。弊社でも同じ問題を抱えておりました。では、なぜテレワークを実施できたのでしょうか？
突破口の一つの手段として、『要件』と『タイムフレーム』を設定し、テレワークを導入する上で優先順位の高い業務改善項目を順番に当て、テレワーク実現への未来予想図を明確化しました。
プロジェクトマネジメントにおいて用いられる思考ツールの一つである「ロードマップ」とも言われます。
作成例）
作成例から読み取れる通り、部門内だけでなく他部署の方が閲覧しても、テレワークに向けて「いつ」「なにを」「どのように」と直感的に理解しやすいように作成するのもポイントです。社内の各部署がテレワークへの意義を理解できるよう、「テレワークをする人」「テレワークを支援する人」の立場に立つことも重要であると思います。
まとめ
総務部門のリモートワークをきっかけに社内全体の業務効率化を図れ、必然的にDXに繋がります。
弊社では、総務・人事部含む95％以上の社員の在宅勤務が実現し100％の定着を目指しています。ワークフローでの出社申請・承認プロセスを導入し、出社しないとできない仕事を特定し、ひとつずつデジタルテクノロジーの活用と業務プロセス変更し出社しなくてもいいよう取り組んでいます。
弊社が採用・導入した、DX実現をサポートするITツール）
テレワーク推進は各部署との調整に時間を要することもあります。より良いリモートワーク環境を構築し維持するのは大変ですが、テレワークは今後も普及していく見込みです。この機会に総務テレワークの実施をチャレンジし、DXへの一歩 を歩みだしてみませんか？
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