2022年08月23日 21:30
「総務のDX」や「総務DX」ってどういうことなのでしょうか、その定義は何なのでしょうか。答えを求めてインターネット等で調べている方も多くいらっしゃると思います。しかし、言葉の定義や意味を詳しく知ったところであまり役には立ちません。それよりも大切なのは達成すべき目的を定義する事です。目的は企業によって違うと思われますが、今回の記事では総務のDXの目的を「テレワークの実現」と定義して、どのようにDXを推進し、達成していくのか、を例を交えながら解説します。
「総務のDX」「総務DX」に定義はあるのか？
結論からいうと、「総務のDX（総務DX）」そのものに「これこそが正しい」という唯一の定義はありません。
それよりも明確にするべきは目的です。
その目的を達成するためにDXを推進していくのです。
目的がないままに最新のIT技術を取り入れてシステム化したとしても中途半端に終わってしまいます。
皆さんにはそうなってほしくありません。今回はイメージが沸きやすいテレワークの実現を目的とした例で総務部門のDX推進方法をご説明します。
詳細に入る前にお伝えしておきたいのですが、本記事は分かりやすくするために内容をシンプルにしております。
テレワーク実現においてITツールの導入だけではなく、社内ルールや評価制度の変更など様々な面で考慮する必要がございます。これらに関するご説明は含まれておりませんので予めご了承ください。
総務が定義すべきDXの目的は？テレワーク実現の例
まずテレワークを実現するためには、総務担当者が出社しなければならない理由を抽出し、それを解消していく必要があります。
代表的な例としては、以下の理由が挙げられます。
- 紙で行っている社内の申請業務があるため出社している
- 取引先との契約書に捺印するため出社している
- 社内で会議をするため出社している
これらを解決する方法として以下のようなITツールの導入が考えられます。
- ワークフローシステムの導入
- 電子契約システムの導入
- Web会議ツールの導入
これで、テレワークは実現できると思います。また、紙を無くしデジタル化したことにより業務効率や意思決定スピードも向上します。そのメリットは大きいです。
ただ、これだけでは中途半端に終わってしまいます。
例えば、契約書を取引先と取り交わす場合、契約内容を社内で合意するために申請行い、承認を経てから契約の締結行為に至ります。個別にシステムを導入しただけでは、ワークフローシステムと電子契約システムの間で手作業が入ってしまいます。
手作業が入るということはミスが発生する恐れがあり、それを回避するためにチェック作業が必要になるという事です。
これでは効果が薄まりもったいないですね。せっかくワークフローシステムでデジタル化できているのですから、そのデータを活用して電子契約に繋げると利便性が向上します。
システム導入を検討する際にはそれぞれの相性を事前に確認しておき、上手く繋いで効率化できないか？を検討すると良いと思います。
これで無事、業務効率を上げながらテレワークの実現を達成したわけですがこれで終わりではありません。テレワークになったことで新たな問題点が発生します。
メリットや活用のポイントを分かりやすく解説！
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総務がDXの目的を定義し直すときが来た！
テレワーク実現後に出てきた新たな問題は、コミュニケーション不足による社員の孤独感や疎外感の増幅です。
会社にいれば、立ち話や近くにいる人への相談など気軽にコミュニケーションが取れていましたが、テレワークになるとそうはいきません。
特に、新入社員や中途入社された方は他の社員の人となりも分からないのでコミュニケーションが取りづらい立場にあります。
この状況を打破するために、新たな目的を定義します。
それは「コミュニケーションを活性化させ仲間意識を芽生えさせる」です。
コミュニケーションを活性化させるために必要なことは何でしょうか。
（ちなみに、ここでいうコミュニケーションとは仕事上の会話ももちろんですが、雑談のことも含めております。）
コミュニケーションを活性化させるために必要なことは、まず社員それぞれの人となりを知ることです。入社年月日や出身地、趣味、所持している資格などの基本的な情報です。これは社員ひとりひとりの情報を集めて可視化することで実現できます。
次にその社員が普段どのような役割をもって仕事をしているかを知ることが大切です。これは社内SNSを使って社員が自身の活動を配信することで情報を得ることができます。
最後に、コミュニケーションをとる場所が必要です。これはチャットツールやWeb会議ツールの活用でも良いと思います。ただ、チャットだと心の距離は縮まりません。また、Web会議ではかしこまった形式になりちょっとした雑談には不向きです。
そこでお薦めなのが仮想オフィスです。弊社ではoVice（オヴィス）というバーチャルオフィスサービスを活用しています。
oVice情報URL：https://ovice.in/ja/
oViceはブラウザ上に作られた仮想オフィスの中で自身のアバターを操作し、近くにいる人と会話することができます。要は立ち話感覚で気軽なコミュニケーションがとれるのです。
最初は恥ずかしがって中々活用が広がらないこともあります。ただ慣れてくるとお昼時間に集まって会話しながらランチしたりなんてことも自然とできてきます。
ここでワンポイントアドバイスです。社内SNSや仮想オフィスもそうですが、活性化させるためのキーマンは経営層やベテラン社員ではなく、30代前半の社員です。この層が積極的に活用することで若手社員もついてきます。これは弊社でoViceを活用しての実感です。コミュニケーション活性化の参考になれば幸いです。
このように、情報を集めて可視化、社員の活動を配信して、コミュニケーションの場所を提供することで社員同士のつながりが広がり強くなります。
まとめ
今回はテレワークの実現を目的とした総務部門のDXの例についてご説明しました。
社内のDXを実現するためには目的の定義が必要です。一つの目的を達成したら終わりではなく、次から次へ解決すべき問題点がでてきます。それらを解決していくためにDXを継続して推進していくのです。企業のDXに終わりはありません。
また、社内のDXは社員の働く環境だけではなく、人事や総務部門の業務を改善する為のものでもあります。その取り組みをする際にはまず目的を定義してから実践してみてください。
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