総務DX事例からみる、全社でDX推進するためのポイント

今回は「総務DX事例からみる、全社でDX推進するためのポイント」と題した記事をお届けします。
皆さんは、どうすれば全社でのDXが進むと思われますか？
クラウド化、ITシステムを導入する、AIを使う、いろいろな事を考えておられると思います。
もちろん、クラウド化やITシステムの導入、AIを使うことはとても大切で、これからは必須となる取り組みとも言えます。しかし、それだけでDXが進むわけではありません。
今回は、総務がDXを推進することで生まれる効果をご説明した上で、総務がDXを推進するために必要なこととは何か？推進していくことで全社的にどのような効果があるか？などをご説明いたします。

総務がDXを推進することで生まれる効果とは

まず、総務がDXを推進することで生まれる効果について説明します。総務のDXとは、総務部門の業務をITの力で改善し、人が本来取り組むべき課題や業務へ注力できる環境を構築することだと我々は考えています。

それによって生まれるのは、総務部門の工数やコストの削減だけでありません。重要なのは業務の課題を自ら見つけそれぞれの課題に人や時間を注力させることが出来る効果だと考えています。

では、これらの効果を生むためにはどのような事をすれば良いのでしょうか。

総務DX事例からみる、推進するために必要なこと

総務部門のDXを推進するためには、総務部門が自ら業務を改善するための時間を作りだすことが必要です。
「時間を作りたいからDXしたいのに･･･」という声が聞こえて来そうですが、当社の事例をもとにいくつか総務の方の時間を作るための方法を紹介していきます。

今まで、様々な業務効率化のためITシステムやクラウドサービスを導入し、業務改善に取り組んで来たことと思いますが、それでも多忙をきわめるのが総務部門の実情かと思います。その理由は何でしょうか？

• 毎日毎日、同じような問い合わせがメールや電話、チャットで飛んでくることによって、業務のノイズとなって今自身が行うべき業務すら手につかない、結果残業を行ってなんとか業務をこなす。
• Excelで入力して印刷してはんこを貰うなどの業務が各現場から回ってきて、結果総務部門は紙に溢れた業務になってしまっている。
• Excelでアンケートを作成し、各担当へメール送信。受信したメールから各添付ファイルの内容を集計する。
• 総務部門の仕事も、Excelで行う細かな業務が多く、紙にあふれている。

こういったことがあるのでは無いかと思います。
では、どうすればそんな総務部門の方に時間を作り出して上げることが可能になるでしょうか。

我々は、次のような対策が必要だと考えています。

1.  社員からの問い合わせ業務の自動化
2.  Excel・紙業務からの脱却

では、これらをどのように実現していくのか当社の事例をもとにご案内していきます。

1. 社員からの問い合わせ業務の自動化
人事や総務部門への問い合わせは多岐に渡り、問い合わせが来るたびに、業務の手を止めなければならず業務に集中できません。
しかも、電話・メール・チャットと多岐に渡る方法で問い合わせを受けなくてはなりません。特に、年末調整等のイベントがあるときは一日に何度も同じような問い合わせがあるかと思います。

AIチャットボットを活用することで、こうした問い合わせへの自動応答が可能です。当社では自社開発したAIチャットボットソリューションCB4-人事総務を活用し、人事や総務にまつわる問い合わせ業務の自動化を行っています。
当社のAIチャットボットソリューションは、よくある問い合わせ内容と回答をテンプレート化しているのが特徴で、回答を皆様の会社の規定などに合わせて変更頂くだけですぐ活用頂けます。

2. kintone（キントーン）などで業務をシステム化
皆様の会社でも既にいろいろなシステムを導入していると思います。
しかし、細かなたくさんの業務があってすべての業務をシステム化することがなかなか出来ないのが総務部門のデジタル化/DXにおいて難しいところだと思います。

そんな総務部門の方におすすめしたいのが、サイボウズの業務改善クラウドサービスkintone（キントーン）です。
kintoneは、プログラミングの知識不要で、欲しい業務アプリケーションを自由自在に作成できるクラウドサービスです。 kintoneを使うと、今までExcelなどで作っていたフォーマットを簡単にWEB化し、申請等を行うワークフローシステムやさまざまな規定集や備品の管理システム等をユーザーが簡単に構築出来るようになります。
これによって、紙やExcelでの申請業務などを、kintoneの中の一つのアプリで完結することが出来ます。

当社の総務部門もこのkintoneを使うことで、自分たちの業務をどんどんシステム化することが出来ました。当社ではこのようなノウハウを皆さんに提供するためのテンプレートもご用意していますので、すぐに業務改善を始めることが可能です。
しかもkintoneはスマートフォンでも利用できるので外出先ですぐ使うことが出来ます。人事や総務の方、各社員の皆様のスキマ時間に処理することが出来るアプリを簡単に作ることも可能なのです。

これら一つ一つは小さな改善かも知れませんが、積もれば山となって皆さんの時間を作ってくれるでしょう。

当社では、人事や総務の方が簡単にすぐ導入して運用して頂くためのソリューションをご用意していますので、興味がございましたらぜひお問い合わせ下さい。

メリットや活用のポイントを分かりやすく解説！
AIチャットボット 社内活用入門ガイド

総務DX事例からみる、全社業務のDX化！

総務部門がDXを始めるために、デジタルの力で総務部門の方に時間をつくる方法について、説明しました。
今は時間がなくても、小さな改善を積み重ねることで時間は生まれてくると思います。
そうして、改善を重ねていくうちに自然と総務部門のDXが実現できる体制になっていると思います。

では、他の業務ではどうでしょうか？
業務内容はちがえど、きっとDXを推進するための時間を作ることに苦しまれていると思います。
もしかしたら、総務部門がDXを進めることでも少し申請などが簡略化されて事業部門のみなさんの仕事を効率化して時間を作ることが出来ているかも知れませんね。

では、総務部門が最初にDXを達成して、モデルケースとして同じようにそれぞれの業務でAIチャットボットやkintoneを使った業務改善の方法を社内で事例として発表すればどうでしょう。各事業部門の方がチャットボットやkintoneを使って自身の業務を改善していくことで、総務部門のDXで始まったことが、事業部門、全社のDXにつながることになるのではないでしょうか。

これが成功すると、総務部門の皆様はDXの立役者になれますね。
総務部門の業務改善のために始めた一つ一つは小さなことが、いずれは全社の業務を改善することにつなげるようなことが実現できるのではないかと思います。

まとめ

いかがでしたか？
「総務DX事例からみる、全社でDX推進するためのポイント」と題してお届けいたしました。
総務のDXから始めて、全社のDXへと広げていくことも可能だと我々は考えています。むしろ影響力の強い総務部門からDXを始めるのは理にかなった進め方と言えるでしょう。
最初は小さなことからでも、積み重ねることで大きな改善、全社のDXへとつなげることが出来るのではないでしょうか。

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