総務部門での業務委託は「データ連携をITのプロへ」がおすすめ

DX（デジタル・トランスフォーメーション）を進めていくとさまざまな問題に直面します。たとえば、「契約書を電子化したのに、進捗状態の確認のたびにクラウドサービスにログインしなければならない…」なんていうことはないですか？また、「請求書を電子化したのに、基幹システムには入金日付をコピペする手間が発生している…」なんてこともないですか？これらはあくまでも一つの例ですが、似たような状況は多くの企業にあると思います。こんなちょっとしたわずらわしさがDXで効率化に成功するための妨げになっているといえます（実際に「DXの成功した企業の割合は数％」というデータもよく見られます）。総務部門でもよく見られる課題です。
そんなときに、ＩＴを業務委託してデータ連携できると、総務部門の負担はグッと減ります。またデータ連携によって総務部門に集まったデジタルデータを企業戦略に活かせるようになります。DXの実現を目指し、さらに競争力を持った企業に変革していくために、業務委託を活用してデータ連携を実現させる重要性を説明します。

総務部門がDXの恩恵を実感できないわけ

総務部門といえば、人事、労務、総務、法務と業務範囲が広いことは誰もが認める事実です。そのため、近年は総務部門向けのクラウドサービスも数多く存在します。例えば、電子請求書や電子契約書、ワークフローシステムなどが代表的なものですね。すでにさまざまな業務で導入している企業様も多いと思います。

一方で、クラウドサービスに任せた部分は業務改善でき、ほかの部門がDXによる恩恵を受けている中で、総務部門だけは社内のDX化に取り残されていると感じることはないでしょうか？

たとえば、社員からの申請データが自動的に総務部門に集まってくるようになっても、基幹システムなどの他システム間の転記や、その内容をチェックする方法は以前と変わらず部員の手作業というのは「総務部門あるある」です。集まってきた「デジタルデータ」がそれぞれ独立し、それを繋ぐのは「人の力」といったわずらわしさが残っていると、クラウドサービス導入の恩恵を十分に感じることができません。デジタル化された業務が増えても、その効果を実感できなければ社内のDX推進にブレーキをかける結果になってしまいます。

総務部門の"わずらわしい"作業はデータ連携で解決

総務部門が感じているこういった”わずらわしさ”を解決する方法の１つとして「データ連携」があります。

・データ連携とは？
データ連携とは、システムやアプリケーションがそれぞれ独立して持っているデジタルデータを相互に使えるように繋ぎ、統一した形式で一元管理することを意味します。これができれば「電子化した請求書のデータを基幹システムへいちいちコピペ…」というような煩雑な作業が不要になります。このような「わずらわしい」役割を人からシステムに置き換えることで、作業の脱属人化、企業活動の迅速化が図れるということは疑いようもないポイントです。

・さらにはもっと大きなメリットも
また、データ連携によって一元化されたデジタルデータは、それを扱う部門の作業効率を改善するだけでありません。収集・蓄積されたデータの分析を行って、企業の経営戦略に活かせるようになります。DXが進んだ結果として多くのデータが生まれ、それを活用できる企業こそが勝ち残る時代になってきています。それを考えると、このメリットは見逃すことができません。

デジタルデータを企業の経営戦略に結びつけ、競争力をもった企業体質に変革していくこと、これこそDX（デジタル・トランスフォーメーション）の本質と言えます。そのためには、データ連携は必要不可欠なアイテムなのです。

では、実際にデータ連携を実現するためにはどう進めればいいのでしょうか？一番の近道はITの業務委託にありました。

メリットや活用のポイントを分かりやすく解説！
AIチャットボット 社内活用入門ガイド

総務部門が業務委託するべきなのは事務作業だけではない！

昨今のクラウドサービスは、データ連携できることを強みとしているものも多数あります。しかし、自分たちでデータ連携の仕組みを作るとなれば一気にハードルがあがります。
それぞれのデータの性質を分析する必要もありますし、データ連携基盤とよばれる仕組みを構築しなければなりません。

「やりたいことは業務のプロである現場が一番わかっていても、それを実現する方法がわからない…」。そんなジレンマに陥ったときに検討したいのがITやシステムに関する部分を業務委託することです。総務業務の一部を委託するのと同様に、ITに関する部分を業務委託してしまうわけです。
業務委託する範囲は企画から構築、運用管理の一部だったり全部だったり（フルアウトソーシング）と、企業によってさまざまな形で利用されています。すでに多くの企業がITの業務委託を利用していますが、システム内製化が注目されている中で改めて「何を？どこを？業務委託するべきか？」を考えてみることも必要だと思います。

その視点で行くと、データ連携基盤の構築こそシステム会社が得意とするところであり、業務委託を考えるべきところです。
それぞれ独立していたクラウドシステムを繋ぎ、デジタルデータを取得し、データの変換、データの分析などを行う仕組みをシステム会社に業務委託することで、現場が本来やらなくてはいけない業務に注力できるようになるのです。

現在は便利なクラウドサービスが増えており、社内のシステム部門やシステム開発会社を利用しなくても、現業部門だけでサービス導入ができるようになっています。これは大変理想的な姿だと思いますが、システムやデータが導入部門ごとに断片化し、全体最適に程遠い状態になっているという課題が出てきています。
これを解決する「データ連携」はシステムの専門家に任せるのが得策です。今後のデジタル化やDXにおいて、ITの業務委託を検討すべき典型的な領域と言えるでしょう。
「餅は餅屋」ですので、悩んだ時はぜひ検討してみてください。

まとめ

総務部門は、社内のデータが集まる重要な部門であることは間違いありません。データ連携をはじめとするITに関する部分を業務委託すると総務部門の負担は大きく変わります。さらには、データ連携によって集まったデジタルデータを企業経営戦略に活かすことで、DXの成功に結び付きます。
「データ連携」はクラウドサービス時代においてとても重要なキーワードになるはずです。そして、その巧拙が企業の競争力を左右するでしょう。大切な領域ですので、ぜひ専門家への業務委託を検討してみてください！

当サイトでは、AIチャットボット、kintone活用、ChatGPT、総務DXに関するダウンロード資料をご用意しております。ご興味のある方はぜひダウンロードいただき、資料をご活用ください。