AIアシスタント導入のポイントをわかりやすく解説

AIアシスタントとは、ある特定の人物(たとえばあなた)が、本来の業務や専門的な業務に専念できるようにサポートする役割を担う、AIを活用したソフトウェアやサービスの総称です。では、そのAIアシスタントを社内業務のサポート役として導入するには、どのようなポイントが必要になってくるのでしょうか。本記事では具体的な活用シーンをイメージしながら、わかりやすく解説していきます。

まずはAIアシスタントの活用シーンをイメージしよう！

社内業務をサポートする役割として、最初に思い浮かぶのは事務担当者ではないでしょうか？企業によっては、事務担当に専任者を置くところもありますが、中堅・中小企業においては、兼任される方も少なくありません。例えば、経理業務をこなしながら、お客様や外回りの営業からかかってくる問合せの電話に応対することや、忙しい時に限って管理職から会議資料の作成を依頼されるなど、本来専念するべき経理業務がその都度滞るため、通常の勤務時間内に業務を終えることができないことが度々あります。その上、会社からは残業の抑制など、業務時間の短縮が求められることも・・・。その仕事、AIアシスタントを活用して解決できます。

次に、サポートを必要とする社員をイメージしてみましょう。外回りの営業担当者は、社内システムを利用できる環境になければ、在庫や納期、販売価格などをその場で調べることができません。そんな時に限って得意先からは急ぎの問合せがあったりするため、事務担当者に電話をして確認せざるを得ない状況に陥ります。また、依頼を受けた見積書の発行や受注処理については、会社に戻らないと作業が出来ないため、訪問先から帰社することも度々・・・。その仕事、AIアシスタントがサポートしてくれます。

ここからは、実際に営業担当者と事務担当者の会話をモデルケースにして進めていきます。それぞれが抱える課題をどのように解決していくのか、表に出せない心の声も交えながら考えてみましょう。

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AIアシスタント導入前：営業担当者の視点から

ある得意先に訪問した際に、営業担当者のヒデは「以前に注文した商品の納期と、新商品の在庫と価格を教えて欲しい」と頼まれました。しかし、ヒデは社内の販売管理システムを使う権限を与えられていません。社員全員にライセンスを与えると高額になるため、必要最低限の人数分しかライセンスを購入していないためです。さて、お客様の要望にどうやって応えるでしょうか？

お客様：「この間頼んだ商品の納期を教えて貰えますか？それから今日紹介してくれた商品の在庫と価格も教えてもらえたら助かります。」
ヒデ：「すぐに電話で確認しますので、しばらくお待ちください。(社内システムが見られれば、すぐに回答できるのに。事務のユミさん機嫌悪かったら面倒なんだけどなぁ・・・)」

ヒデ：「もしもし、ユミさん？ちょっと納期と在庫を教えて欲しいんですけど。」
ユミ：「今日は締日なので朝から大変なんです。他の営業の方に確認できないですか？」
ヒデ：「みんな外出なんですよ。お願いします。(うわっ！機嫌悪そう・・・)」
ユミ：「わかりました。調べて折り返し電話します。」

ヒデ：「注文いただいた商品の納期は○○で、新商品の在庫と価格は△△です。(早めに調べてくれてよかった・・・連絡くれるの忘れることもあるから不安なんだよな)」
お客様：「新しい商品、もう少し安くなるなら注文するんですけど、一度社内で検討いただいて見積書貰えますか？」
ヒデ：「承知しました。(仕切価格が分かれば回答できるのに・・・ユミさん機嫌悪そうだし、今日も会社に戻らないといけないな)」

会社に電話をかけて確認することは、ごく自然なことではあるのですが、時期や時間帯によっては、若干躊躇することもあります。日頃のコミュニケーションが不足していれば、その積み重ねが大きなストレスになることも。AIアシスタントが営業をサポートしてくれれば、妙な気遣いをすることなく問合せを行い、帰社せずともその場で仕事ができるため、時間と場所が制限されない働き方ができます。

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AIアシスタント導入前：事務担当者の視点から

日々の業務は順調にこなす事務担当者のユミですが、月末月初になると締日の関係上、繁忙期となり、残業が増えてしまいます。そんな時に限って、営業担当者から納期や在庫の問合せ電話が入ります。少し調べればわかることも、聞くほうが早いと電話してくる人も・・・。さて、営業担当者の要望にどうやって応えるでしょうか？

ヒロ：「お客様に納期を聞かれたので、ちょっと調べてもらえる？」
ユミ：「今日は締日なので朝から大変なんです。他の営業の方に確認できないですか？(またヒロさんから電話か・・・お客様のところに行くのだから事前に調べていけばいいのに)」
ヒロ：「他にいないんですよ。それから、新商品の注文も貰ったので受注の登録しておいてくれる？」
ユミ：「さっきも言いましたが、今日は締日なんですよ。急ぐなら帰社して登録してもらえますか？(ヒロさんこっちの都合も考えずに依頼してくるから苦手)」
ヒロ：「え～！それがユミさんの仕事でしょ？今日中に登録したいから急ぎでお願いします。」
ユミ：「わかりました。お客様情報と商品名・数量等はメールで教えて下さい。(あ～あ、今日は予定があったのに残業確定だなぁ・・・働き方改革で残業減らすように言われているのに)」

締日でなければ快く請け負う仕事でも、忙しい時期には非常に煩わしくなります。たとえ簡単な調べものであったとしても、作業中に割り込まれると、本来やるべき仕事が遅延し、結果的に残業が増えるという悪循環に陥ります。AIアシスタントが代わりに対応してくれれば、割り込み業務が減り、不快な思いをすることなく、スケジュールも立てやすくなります。

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まとめ：AIアシスタント導入でこうなった！

ここまで、営業担当者と事務担当者、それぞれの視点で話を進めてきましたが、どちらも共通するポイントは、些細なことでも人はストレスを感じることです。もちろん他者を思いやる心は大切ですが、余裕のない時は難しいですよね。社内システムと連携するAIアシスタントを活用すれば、いつでも最新の情報を即時に回答してくれます。また、スマートフォンで利用できるので、移動中のすきま時間など、場所を選ばずどこでも情報を確認することができます。いつでもどこでも、ストレスを感じることなく回答してくれるパートナーとして、AIアシスタントを導入した感想を、モデルケースで登場したみなさんからいただきました。

ヒデ：「自分で納期を確認できるので便利ですね」
ユミ：「割り込み仕事が減ったので、予定通り業務が進んで嬉しいです」
ヒロ：「いちいち依頼しなくても、スマホで完結するので簡単だな」
お客様：「以前よりもレスポンスが早く、ミスもないので信頼できる取引先です」

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