チャットボットとワークフローがつながる良さとは？使い方も解説

日々、業務に追われている人事総務担当の皆様、問い合わせ対応のような割り込み業務にストレスを感じていませんか？毎回同じような質問を受けたり、早く回答しないと怒られたりした経験は少なからずあると思います。本記事では、問い合わせ業務におけるストレスから解放するための方法をChatGPT（チャットジーピーティー）の登場でますます注目されているAIチャットボットとワークフローシステムを活用した例で解説します。

AIチャットボットとワークフローシステムの役割

ChatGPT（チャットジーピーティー）の登場でAIチャットボット活用が飛躍的に進むのは間違いありません。最初にAIチャットボットの社内活用について理解しておきましょう。
既にご存知の方も多くいらっしゃると思いますが、まずはAIチャットボットとワークフローシステムの役割と主な導入メリットについて、おさらいしたいと思います。

• AIチャットボット
  
  • 【役割】
    AIチャットボットは、問い合わせへの回答を人の代わりに行ってくれるツールです。
    例えば、「引越ししたのだけど手続き方法を教えて」とAIチャットボットに質問すると
    「引越しの際の手続きについてですね。手続きに必要な書類は、人事記録届と・・・」と
    知りたい情報を回答してくれます。
  • 【主な導入メリット】
    • いつでも、どこからでも気軽に問い合わせができること
    • 問い合わせしてから回答を得るまでの待ち時間がないこと
    • 回答内容にバラつきがなくなること
      など
• ワークフローシステム
  • 【役割】
    ワークフローシステムは、目的別に正しく且つ迅速に業務を進める為に活用するツールです。
    例えば、人事記録届を提出する場合、必要な項目を入力しシステム上で申請すれば
    事前に定められた承認ルートを通って、承認まで正しいプロセスで進めることができます。
  • 【主な導入メリット】
    • 自社で決められた正しいプロセスで申請や承認が行えること
    • 申請してから決裁に至るまでの時間を短縮できること
    • 在宅ワークやモバイルワークなど多様な働き方に対応できること
      など

AIチャットボットとワークフローシステムの役割と主な導入メリットが理解できたと思います。ところがシステムの間に潜む落とし穴に注意しなければならないのです。「落とし穴」とはいったい何なのでしょうか？

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AIチャットボットとワークフローシステムの間に潜む落とし穴

それぞれ、導入メリットは大きいですが、両方導入していたとしてもAIチャットボットとワークフローシステムが独立していると相乗効果を得ることはできません。なぜなら、問い合わせと申請業務は一気通貫に流れる必要があるからです。もちろん、回答を得て終わることもあります。ただ、ほとんど問い合わせがその後に行う申請業務に関連する内容になっているはずです。問い合わせと申請業務が密接しているにも関わらず、AIチャットボットとワークフローシステムが独立している場合、次のようなことが起こります。

【AIチャットボットとワークフローシステムが独立している場合の事象】
「AIチャットボットで申請に必要な書類や申請方法を確認した後、ワークフローシステムを起動しシステム上で申請書類を探す。対象の申請書類が見つからない場合は、担当者に問い合わせする。」

AIチャットボットとワークフローシステムを導入しているのに別の問い合わせが発生するのです。この申請書類を探す時間や、問い合わせをして回答を得るまでの待ち時間は無駄です。AIチャットボットを導入した意味がほとんどありません。したがって、AIチャットボットとワークフローシステムの両方導入する際には繋げる前提で検討した方が良いといえます。

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AIチャットボットとワークフローシステムが繋がる良さと使い方

具体的にAIチャットボットとワークフローシステムが繋がると、どのような良さがあるのでしょうか。それは、問い合わせから申請・承認までのプロセスを人の手を介さず進められることです。このような良いことにより、申請者は迷うことなく短時間で業務を進めることができ、他の業務に時間を使えるのです。担当者は問い合わせ対応のような割り込み業務が更に減り、通常業務に集中することでき、計画的に1日の業務を行えます。このように申請者と担当者双方に恩恵を受けられます。

では、この恩恵を受ける為にAIチャットボットとワークフローシステムをどのように繋げるのか解説します。繋げ方は製品によって異なります。以下２つの条件を満たす製品であれば簡単に繋ぐことができます。

• AIチャットボットの回答文にURLを組み込めること
• ワークフローシステムの申請フォーム毎に固有のURLがあること

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予算を取るための説得材料ってないのっ！？・・・あります！

ここまで、AIチャットボットとワークフローシステムの繋げ方とその効果について解説してまいりました。方法はご理解いただけたと思います。あとは実現するために予算を取る必要があります。ただ、法改正対応に必要な予算は取れるが、業務効率化の為に予算を取るのは難しい・・と感じている人事総務のご担当者様がいらっしゃるのではないでしょうか。予算を取る為に必要な材料は、導入後の広がりと内製で継続的に行えるという２つのメリットを上手に会社に伝えられるかどうかです。

例えば、下記のような内容で予算獲得の申請をしてみてはいかがでしょうか？

• まずは、スモールスタートで自部門の業務を対象に実行し、少ないＩＴ投資で自分たちの働き方に合った仕組みを作り上げて業務効率化を図る。
• そこで生まれた時間を活用して仕組みをブラシュアップもしくは業務の幅を広げていき、より効果を生み出す。
• その実績を他部門へ横展開し、さらに対象業務を広げて全社展開につなげていくことができる。

このような将来像をロードマップとして引き、ゴールに向けた導入計画をまとめて申請すれば、予算も取りやすくなるはずです。これをきっかけに『人事総務から始めるＤＸ推進』をテーマに掲げて取り組んでみてはいかがでしょうか。

【AIチャットボット活用メモ】

 本記事でご紹介したようにAIチャットボットとワークフローシステムが繋がるととても便利になります。
 さらに活用すると便利なのがChatGPT連携です。お使いのAIチャットボットがChatGPTと連携すると、あなたの会社・組織の業務効率化が一気に加速する可能性があります。活用しない手はありません！
 AIチャットボット導入検討の際はChatGPT連携の有無を確認することもおすすめします。

当サイトでは、AIチャットボット、kintone活用、ChatGPT、総務DXに関するダウンロード資料をご用意しております。ご興味のある方はダウンロードいただき、資料をご活用ください。
また、チャットボットトライアルもご用意しておりますので、ぜひお試しください。