人事のエクセル地獄から脱出！kintoneへの置換えメリット

人事などのバックオフィスに勤めている皆さん。
元号が昭和、平成、令和と変わり、1人1台、それぞれパソコンを使って仕事を進める時代に変わりました。IT化とペーパーレスの取組みが、少しずつではありますが、着実に世間へと広まってきているかと思います。

そうして、パソコンだけで仕事が進む割合が多くなったけれど、実際の現場では、紙がエクセル（Excel）に、鉛筆がキーボードに変わっただけで、あまり仕事自体の効率化にはつながっていないと感じる時はありませんか？
大量のエクセルファイルを、大量のメールで、社員の皆さんとやり取りして、メールボックスは溢れかえり・・・こんなことの繰り返しで、いつ何をやったか、だれが何をしたか、何が何だかもうわからなくなってはいませんか？
今回は紙をエクセルに置換えるだけでなく、一歩踏み込んだ業務改善を行って、人事業務のデジタル変革の近道となるヒントを紹介します。

人事部門はエクセル（Excel）だらけ。こんな仕事に埋もれていませんか？

さて、皆さんはエクセルを使って、こんな仕事の仕方をしていませんか？

【エクセルを使う仕事例】

• 紙から単に置き換わっただけのエクセルファイル（もしくはワードファイル）を申請書等として使っている。
• エクセルファイルではセル結合が駆使されており、計算しづらくとてもデータ活用なんてできていない。
• そんなエクセルファイルを大量のメールでやり取りしている。
• ひとたび集計が必要になれば、残業覚悟の手作業の力業でこなしている。
• 部内で進捗管理をするためのエクセルファイルを別途作成している。
• ファイルサーバーにファイルを置いているが、他の人が同じファイルを開いていると、開けず待たないといけない。
• 誰かが操作を間違えて、大切なファイルを消してしまい大変な目にあった経験がある。

いくつか思い当たる節がありませんか？

結局、紙と鉛筆がエクセルとキーボードに変わり、回覧がメールに変わっただけで、全然仕事が楽になってない！むしろ増えた！と感じられる方も、多いのではないでしょうか。

そんな状況では、働き方改革なんて、私たちには縁のない、夢の話なのでは？と思ってしまっても、仕方がないのかもしれません。

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人事部門がエクセルから脱却してデジタル変革するには？

便利なエクセルでとりあえず置換えるだけでとどめておくのではなく、仕事の内容にあった仕組みを考えて、業務を変革し、デジタル変革に近づいていきましょう。

今回のように「申請書を回収する」業務は、エクセルとメールの組合せが向いている仕組みとは言えません。
先に触れたように、メールにあふれ、管理が大変になるだけでなく、大量のエクセルファイルの集計と管理は容易ではないためです。

ものには適材適所があります。エクセルは表計算ソフトなので、手元で行う集計作業等には便利ですが、申請書などの帳票として使うには、本質的に向いていません。

また、メールで申請書を回収すると考えると、ユーザー側は、

• 受信したメールを開く。（ここで気づかない場合もある）
• メールからエクセルをダウンロードする。
• エクセルを開いて編集し、保存する。
• 保存したエクセルをメールに添付して送信する。

といったフローになります。一方で申請書を回収する側は、

• ユーザーから送信されたメールを開く。
• メールからエクセルをダウンロードする。
• エクセルを開いて内容を確認し、所定の場所に保存する。

このような行為が1人ずつのやりとりで起こります。数人ならまだしも、50人、100人となれば、かなりの工数が発生します。人数によっては想像を絶する作業量になりますね。

何か良い解決策はないのでしょうか？結論から言うとあります！

世の中にはいろんなシステムがあるのですが、今回はクラウドシステムの「kintone（キントーン）」をご紹介します。kintoneは、プログラミングの知識不要で、欲しい業務アプリケーションを自由自在に作成できるクラウドシステムです。

今回のように、申請書を提出してもらうのであれば、必要事項を入れてほしい部品を並べるだけで、簡単に業務アプリケーションを作成できます。作り方は、ユーザーの利便性を考えて、入力しやすいように画面に部品を配置していくだけです。プログラミング経験のない方でも簡単にアプリが作れますし、サンプルアプリも多数準備されています。

さらに、簡単なワークフローの機能もあるので、社内の権限に応じた設定や、タスク管理などにも利用できます。エクセルをメールに貼付けたり、終わったらどこかに保存する必要もありません。すべてkintoneで仕事が完結してしまいます。

人事部門がエクセルからkintoneへ乗り換えるメリットって？

エクセルからkintoneに乗り換えるメリットはこれだけではありません。

• データがきれいに蓄積される！だから簡単に集計可能！
  思わぬタイミングで予期しない集計を求められ、困り果ててしまう経験がある方は少なくないかと思います。
  kintoneなら、アプリを作成してデータを入れるだけで、集計しやすい形式でデータが蓄積されるだけでなく、簡単な集計なら瞬時に実現可能です。また、グラフ作成も容易に可能です。
  多少高度な集計が必要になっても、エクセルへの出力も可能ですので、用途に応じて使い分けることができます。
  
• 意識せずモバイル対応が可能！
  kintoneはスマートフォンでも利用できます。つまり、外出先でも操作できるのです。
  簡単な操作であれば、会社のパソコンを開く事もなく、移動中にスマートフォンでさっと対応できます。
  しかも、スマートフォン用に、何か特別な設定をする必要もありません。意識せずモバイル対応ができるのです。
  
• クラウドシステムなのでデータ消失の心配なし！権限もコントロールできる！
  kintoneはクラウド上にデータを保管するため、物理的にサーバーが壊れてデータが消失してしまうことはありません。また、削除する権限もコントロールできるため、不注意でデータを消してしまうミスを防止できます。
  
• アプリ間の情報連携も簡単に実現！他システムとの連携も可能！
  アプリの作り方を少し工夫すれば、例えば「従業員マスター」というアプリをつくって、従業員の情報をkintoneの中から情報集積を図れます。
  それだけでなく、API連携という、他のシステムとつなげられる仕組みも兼ねそろえていますので、他のクラウドサービスとの連携も可能です。

つまり、kintoneは、とっつきやすい割には、拡張性の高いシステムであると言えます。拡張性が高い＝変革の余地が大きく取り組みやすい、つまり人事のデジタル変革を行いやすい仕組みといえます。。

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まとめ

このように、紙と鉛筆をパソコンに置換えるだけでなく、拡張性の高いkintoneに置換えることで、利便性が向上する事例について紹介しました。

NDIソリューションズではkintoneをフル活用して、人事や総務の担当者が多くのアプリを作成して、デジタル変革に取り組んでおります。既存の仕事を置換えるだけでなく、利便性を高めてプラスアルファの効果ももたらす人事や総務のデジタル変革に皆さんも取り組んでみませんか？

人事や総務のデジタル変革に取り組みたい！と思われた方。NDIソリューションズが実際に体験したうえでの知見を駆使して、力強くサポートさせていただきます。お気軽にご相談くださいませ。

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公開日：2022年6月21日