kintoneとAIチャットボットの連携で社内問い合わせを効率化する方法
近年では労働力人口は減少傾向にあります。特に人事・総務部門では、社員からの問い合わせ対応や申請案内など、日々の定型業務に多くの時間を取られているケースも少なくありません。そんな中、注目されているのが、kintoneとAIチャットボットの連携です。AIチャットボットで人件費削減や作業効率アップを目指している企業も増えてきました。
kintoneで問い合わせ内容や回答データを管理し、AIチャットボットと組み合わせることで、社内問い合わせ対応の効率化やナレッジ共有の促進が期待できます。
本記事では、kintoneでAIチャットボットを活用するメリットや、社内問い合わせアプリとして活用する方法をご紹介します。
kintoneとAIチャットボットを組み合わせるメリット
kintoneは、自社の業務に合わせたアプリをノーコードで作成できるクラウドサービスです。kintone上でアプリを作成していくことで、問い合わせ管理、営業日報、申請管理、ナレッジ共有などのさまざまな業務を直感的にデジタル化することが可能です。kintoneの詳細はサイボウズ社のページでご確認ください。参考：kintone（キントーン） | みんな、つくれる。業務アプリがつくれるサイボウズのノーコード・ローコードツール
一方、AIチャットボットは、社員からの質問に対して自動で回答する仕組みです。例えば、
- 住所変更の手続き方法
- 年末調整の提出期限
- 社内申請の進め方
- 社内規程の確認
- 各種システムの使い方
といったよくある問い合わせに対して、AIチャットボットが回答できるようになります。
kintoneとAIチャットボットを組み合わせることで、問い合わせ内容やFAQデータをkintoneで管理しながら、社員はチャット形式で必要な情報を確認できるようになります。
人事・総務担当者の対応工数を削減できるだけでなく、社員側も「聞きたいときにすぐ確認できる」状態をつくれる点が大きなメリットです。
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kintoneで社内問い合わせアプリを作成する方法
kintoneを活用すれば、社内問い合わせに必要な情報をアプリとして管理できます。例えば、以下のような項目を持つFAQ管理アプリを作成します。
- 質問内容
- 回答内容
- カテゴリ
- 担当部署
- 更新日
- 公開ステータス
- 関連資料URL
このようにFAQ情報をkintoneに蓄積しておくことで、問い合わせ対応に必要なナレッジを一元管理できます。
AIチャットボットを上手く動作させるコツは、担当者が質問データと回答データ（教師データ）をしっかり作りこみ、定期的にメンテナンスすることです。AIチャットボットを社内導入する際に、事前にデータ学習させることは必須かつ最重要項目となっていますので、キントーンでアプリ化する段階ではクリアしている項目だと思われますが、これらのデータは誤りなく作られているのかしっかりと確認しておきましょう。
今回はそのアプリの一つとしてAIチャットボットを使い「社内問い合わせAIアシスタント」を作成します。キントーンで外部サービスを使ってアプリを作成するには、REST APIの機能を使えば作成することができます。API は、アプリケーションやソフトウェアを構築および統合するための一連のツール、定義、およびプロトコルのことを指します。こちらを使って、キントーンとAIチャットボットを連携し、アプリを作成してみましょう。
AIチャットボット活用を成功させるポイント
AIチャットボットを導入するだけでは、問い合わせ対応がすぐに完全自動化されるわけではありません。重要なのは、、担当者が質問データと回答データ（教師データ）を継続的、定期的にメンテナンスすることです。
よくある失敗は、導入時にFAQを登録したまま更新されず、実際の問い合わせ内容と回答がずれていくケースです。そのため、kintone上で問い合わせ履歴や未回答の質問を管理し、定期的にFAQを更新していく運用が大切です。特に以下のような運用がおすすめです。
- 回答できなかった質問をkintoneに自動登録する
- 問い合わせカテゴリごとに担当者を設定する
- よくある質問を定期的にFAQへ追加する
- 古くなった回答内容を見直す
- 利用状況を確認しながら改善する
kintoneはスマートフォンからも利用できるため、社員が外出先やテレワーク中でも問い合わせ内容を確認しやすい点もメリットです。「質問しやすい環境」と「改善し続ける仕組み」をセットで整えることで、AIチャットボットの活用効果を高めることができます。
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まとめ：kintoneとAI活用は、業務改善の第一歩になる
DXや業務効率化と聞くと、大きなシステム導入をイメージされる方も多いかもしれません。
しかし、まずは社内問い合わせ対応のような身近な業務から始めることも、十分に効果的なDXの第一歩です。kintoneを使えば、問い合わせ内容やFAQを自社に合わせて管理できます。さらにAIチャットボットと連携することで、問い合わせ対応の自動化やナレッジ共有の仕組みづくりが可能になります。
「問い合わせ対応に時間がかかっている」
「FAQを整備したい」
「kintoneとAIを組み合わせて業務改善したい」
という方は、kintoneとAIチャットボットの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
「kintoneを検討しているが、本当にうちの会社にあうのだろうか・・・」
「kintoneを導入したけれど、うまく活用できるだろうか・・・」
そんな悩みをお持ちの方へ。
NDIソリューションズでは、kintoneの導入から活用、業務改善、内製化まで役立つ資料を無料で公開、またkintone導入・活用に関するご相談も受け付けています。現場で培ったノウハウをみなさんに共有していますので、ぜひご活用ください。
公開日：2022年6月14日
更新日：2026年6月30日
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